《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下简称“新《条例》”)和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012,以下简称“新《格式》”),均从2012年7月1日开始实施,至今已有一段时间了,实践中却仍存在不少从格式到内容的不规范之处,造成公文写作的混乱状况。本文试对公文写作中的常见错误进行分析。
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4 Z* U# D1 s' |% Z, _9 n一、版头部分
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/ c3 R2 D& g2 U# u' ^版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码,由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。 8 v- ?9 V I- L+ s+ A$ |% R F
+ b8 C# Q6 p$ P2 G; p: r(一)发文机关代字易混淆 ' Y6 q$ m0 L/ \, r& i+ u1 F4 z9 X5 g
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发文机关代字是发文机关名称的简缩语,应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如,宁波市人民政府制发的公文,发文机关代字为“甬政”;宁波市教育局制发的公文,发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当,就容易造成混淆,起不到应有的作用。比如,“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”,因为还有“鄞州中学”,用“鄞中”就不能分辨了。再如,“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”,因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。 4 I/ F% h& p! @ M9 ^
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(二)括号使用不当 ( @1 V4 I0 z6 f2 n' ]/ u/ k! j
( P- e$ f4 m% w7 u$ b8 y2 v新《格式》明确规定,“年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入”,如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教(2013)第12号”中的年份使用圆括号标示,则是错误的,应改为“〔2013〕”。 / X5 Z9 o% T6 A7 t
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(三)序号编写不当 5 {$ `0 F' A/ B
( G% l6 z* |9 k4 {, p8 t6 E新《格式》明确规定,发文顺序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”,就应去掉“第”字,改为“×教〔2013〕12号”。 % W( Q) S, a |, c, H
+ [( y* J$ J! W) T8 L+ a" s二、主体部分 $ J/ V( [+ F& S, g2 n0 C- o0 j
1 e; d5 f i" z1 R t3 j( T9 X! V5 N* Y5 f, T6 y: J3 O: r
& A4 r( |7 m) p$ O. }三、版记部分 ! Y3 b% ~! n) K/ m0 D' H; L [
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版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
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$ o! {1 @3 ~4 C7 ^9 Z( D' g# O(一)抄送给个人 ( m' j+ l" m; H/ z# i$ I
1 d4 o& D+ a# ^5 J6 y! L4 G抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等,就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。
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(二)印发机关和印发日期不恰当 ; C* N" t a' [- Z; d5 n) o
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印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文,其印发机关一般是部门的办公室。比如,宁波市教育局发出的文件,印发机关不应写作“宁波市教育局”,而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注,不能用汉字标注。另外需要特别注意的是,从2012年7月1日起,公文不再标注主题词。 * B8 V M* J* ?1 G
; o, Q7 v+ F7 j; w(本文作者:曾芳芳刊于《秘书》杂志2014年第4期) |