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( s# b2 G3 O2 Z/ q' ^) @# X来文通知或领导安排; e% E" @. j/ G
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。 7 }3 d( R2 @0 V
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/ z4 C3 Z7 W& Z k; e与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜' I& G! w6 l* G3 w0 o
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 & G0 v; e; ?: q
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/ [% e6 O, _* x5 ~+ K2 o制定接待初步方案
3 w7 s5 d: J# I3 ` }6 ^+ O$ L 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容: # x) D3 I0 [' W" p8 X k: ]3 ?
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等); ) i+ {2 k3 T, ]
二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
- q$ ^' z4 v! e, y C 三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); ' X/ n8 Z! W1 s9 D) O" H
四是对方人员名单; 6 E3 S* P y) z% V) r5 Y6 B
五是我方陪同人员名单; 2 B, S* ]/ K3 C% S, z& {
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
' }" F a& a {( p) n 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
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与对方进行沟通,修改、确定接待方案
. e! h2 r- i( I8 `6 V 按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 0 r) z' }% \9 u% n2 m, g
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& j. O$ g% K* [( ^" h3 T# R迎接、引导(或接机接站)" Q9 l; A1 J5 l& i$ q% `. ^
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。 ; ?: D0 `; P# T" e
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, U9 e% q- Y) J按路线参观
/ u9 ^# q7 R8 R 要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。 ~2 U( L; P9 O
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: A& Y3 \! i0 Q5 @3 Q& d6 B* U/ ?: b召开会议; S# K# Y! c$ D# R: u
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
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8 o r+ S6 G' {用餐
7 r1 H7 G4 Y. n5 t/ x% d4 g# s) ] 要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 ; }" j0 `/ X, i7 l
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;
" D4 c6 d$ W$ {" [: ?9 U 二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; - e. |" y( D' ~9 @$ ^
三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色; U& s* X% F+ g* G2 f4 P" _
四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); ; K, \- |5 Y9 G" |8 |2 K
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。 , K3 t2 T) ~7 [
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( a1 w7 r' G$ Y% Q" |住宿
# |& @6 {. F# c 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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/ s ^/ Z& f6 l/ Y( H! y) z送机送站 d% S- t5 y' i$ p
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
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与对方联系人联系,听取意见建议
% X: d: i0 e5 Y1 \ 及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。
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# _) e. ~0 \9 e4 |! l召开总结会,分析、改进
- R1 V* Y4 B6 C& X 组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。 6 d5 T: X( U( d) D& p7 X
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