公文写作中的语言艺术

       公文，顾名思义，它是机关、团体以及企事业单位，用以上报下达或对外联系公务的文件。按其用途和形式，可分为报告、讲话、决议、决定、通知、通报、简报、调查报告、典型材料等。这些公文的种类虽然不同，但在写作语言的原则、方法上，却有一些共同的要求。
　　一要准确。公文写作与文学创作有一个根本的不同点，就是文学创作是形象思维，而公文写作则是逻缉思维。公文的语言是表述事实和观点的，第一个要求就是准确性。作者一落笔，就必须考虑这样表述对不对，准确不准确。比如说某项工作“已经打开了新的局面”“取得了很大成绩”……这些都是“估价”。写这句话时，就要考虑这样“估价”准确不准确，依据是不是充分，评估是不是科学。又如，个别、极个别，少数、极少数，有些、不少、多数、大多数、绝大多数等等，是表示数量的；彻底、不彻底、很不彻底、极不彻底，已经、初步、阶段性，很好、非常好，十分高兴、万分激动，都是表示程度的，这些用语都是有分寸的，落笔时必须考虑怎么写符合实际情况，不可有随意性。要做到准确，用词用语就绝不能含糊。一篇公文主张什么、褒什么、贬什么、提倡什么、反对什么，观点必须鲜明，不能吞吞吐吐、含含糊糊。那种空洞无物，模棱两可，无所褒贬，或说了一通却不知所云的公文，都是没有价值的。此外，还要注意标点符号的使用，否则也会影响准确地反映实际或原意。同样一段话，标点用错了，意思就会错，甚至反了。
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　　二要明白。这是公文语言最基本的要求和最大的特点。大部分公文不是向上级报告什么，就是要下级去做什么。上报情况如果写不明白，至少是等于白报，甚至造成严重后果；要下级做什么写不明白，不是无用，就是造成失误。因此，文件起草后，作者要以一个普通读者的心态，审慎地阅读，认真地思考：全文以至每一部分和段落，这样表述明白不明白？是否会作别的理解？会不会造成误会？等等。随读、随想、随改——要养成这样一种严谨的好文风。公文要写得明白，但同时又要防止片面。强调某个问题或某个方面，这是完全应该的，但要注意辩证地分析问题，恰如其分地科学地论述观点，防止把观点强调到不适当的程度，这样才能做到真明白。宋代辛弃疾说：“事无美恶过则为灾。”这话是符合辩证法的。不要抓住一点，不及其余。不要肯定一切，否定一切。不要从一个极端跳到另一个极端。对所谈的问题，要具体分析，实事求是。要讲科学，讲民主，摆事实，讲道理。这样的公文才有说服力。
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  l$ a% h: G/ A  C) e) r/ ^　　三要简练。在表述准确、明白的前提下，公文写作用字越少越好，语言越简练越好。公文写作不能像说绕口令那样重复啰嗦。说话、写文章，语言文字清晰不清晰，简练不简练，有没有逻辑性，是一个人思想文化素养的体现，要不断锻炼提高。要做到简练，就不要在文中写与主题无关的话，公文语言与口头语言不同。平时说话，多说句少说句，重复几句，都没多大关系，公文语言就不能这样。一句能说清的，就不要写两句，可说可不说的话，尽量别写，基本没用的词、字就不要写。比如，“认真进行学习”“坚决进行打击”，把其中的“进行”两字去掉，同样明白、准确。再比如，为工会起草一个开会的通知：“各县、市总工会：定于9月8日，召开各县、市总工会主席会议。报到时间：9月7日。报到地点：地区工会招待所。”这个通知43个字，应该说写得明白、准确，没什么问题，但是，如果改成这样：“各县、市总工会：9月8日召开各县、市工会主席会议，请7日到地区工会招待所报到。”这是34个字，比改前少了9个字，同样明白、准确，何乐而不为呢？
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5 k: Y# R& [3 ~) d　　四要生动。在注意简练的同时，还要注意语言的生动，不要只顾简练，写得干干巴巴。比如写调查报告，其中涉及的一些人和事，要力求写出真情实境，有些关键场面和情节，要写得细些，写得越逼真越好，使人读了如闻其声，如见其人。公文写作，也要注意文采。特别是写调查报告、典型材料，要力求写得生动些，在写实的原则下，可以借鉴一些文学创作的手段。比如写一些场面和对话，写真人真事，要写得形象些，逼真些，力求给读者以深刻印象，使人读着如身临其境，亲见亲闻，这就生动了，有文采了。刚开始试行包产到户的时候，有一篇调查报告一开头就写了这样一个场面：

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+ J; p( _" S  c  d  s" }" N$ [      六要注意口吻。还有一点要注意的，是公文语言的口吻或口气。对上对下的公文，用语是有分寸的，不能没上没下，没大没小。比如，有些县委写给上级市委的报告中，往往有这类的话：我们县委书记亲自深入到××村，对××问题，认真地进行了调查研究。这些“亲自”“深入”之类的话，就不像是下级对上级说的话，很可能是县委办公室起草公文的同志，以自己对县委书记的口吻，而不是以县委的口气写给上级的话。这类话给人以自我赞扬的感觉，不应该这样写。这样的公文就应该直截了当地写县委书记到什么村，对什么问题作了调查研究，这样口吻就对了，也简练了。再如为领导写讲话稿，起草者虽然不是领导本人，但必须以领导人的口吻来写，才符合讲话人的身份。作者：张立新
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定于9月8日，召开各县、市总工会主席会议