公文写作经典语录" _/ s7 ?" G: a2 m2 |7 B
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1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。# _8 m* d+ T( q- m+ o& Y
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。; n I. w; R9 o; }3 q: d1 N* r
3、 文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
0 ?1 Q0 J q0 a5 `4、 上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。2 ~9 H, t0 g3 [" D- H1 p/ K! E
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
+ V b/ l) R6 J3 ]8 K6 f0 k: c7 }6、 用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l% ?" c3 X# P8 Z4 x* r
7、 用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。+ f$ f$ G# }3 J9 b" {5 s
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
- E4 i% x3 j4 H# e0 X9、 公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J: P) U2 j6 U" e( K+ v( j$ X
例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知
+ N; E! @- t3 A1 U9 |注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c, N- b# D/ }/ h! t
10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
" _( U( m, S$ S& i例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》" T& ?0 `6 i! R. Q) ]
注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。" J L8 O8 T2 S1 y' x- u% c7 J
例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”4 [( p) U. q- ~3 b
压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》/ c5 K9 ~/ H" \+ k2 h
11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。2 X( d) J9 k; U7 u- d8 H; |
注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。
4 Z0 O7 V' S" q1 S/ @12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。
* T# K% B3 U; S/ O- P* L13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。4 @$ T) y6 j. o
14、请示的标题：关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
# w5 v: _% }; i0 e( y o7 l 编写的守则：导言+主体+结尾0 R7 @" l2 P. O
导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。8 o7 ~3 ~& z$ u+ ^
主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？/ @; x, h: E" j, p5 b& c6 I4 c! f; R; K5 m
结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?- h, }! n* O8 ]' b" p
注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R
- N' l1 [! y- h- r6 i8 ^) v5 r15、批复的标题：关于+事由+批复, A6 G8 a" ?% r8 `- B. h
编写的守则：开头+正文+结尾( @" ^5 Q+ V! S4 F
开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。 d' _; d) k0 p6 x# K& \
正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。
" Z: d1 l e& w* }3 q: K' [1 d& J 结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~
4 x1 @( @ |7 `( N' V' [0 U 注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C% G2 w& O8 ~; \/ B
16、通知的标题：关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B
9 M2 v" Z2 b+ r' u* K 编写的守则：导言+正文+结尾
4 `5 m' {$ T* G; S! @导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
& \- P) {' d7 h" ]$ t3 ~正文：通知事项
& b% x: g6 e+ {3 P& I& o8 y/ t+ f结尾：以上通知，请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O
y9 P# P& {, p- D注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。
' n9 i% M2 ~. w" m: f4 V会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
( i2 b& d5 f. b+ }培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
$ O3 i. N$ Z' E* j% l" J% g: [17、报告的标题：关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?
" G; Z v }5 ?6 O" ~编写守则（三段式）： 情况——做法——问题（意见）
4 Q2 G. ]: x; E9 c9 C3 q5 G 情况——问题——建议
- r) \ w/ O3 d2 J- T （只选其中一种或两种写） 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i
7 w; }. w+ f: T! x9 G8 j; c9 H1 J 情况——原因——责任及处理意见
6 b1 i% O- o& M! F, c# k. h 注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
+ s- y0 N- C/ j: R( N" ?; f 报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m& d9 W& f9 D' N8 C/ \8 x7 c4 w
报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”6 v, [$ v4 A7 B2 L8 d# u9 p' I5 M
18、函的标题：关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H
4 l% B1 A$ z% a V8 K编写守则：开头+正文+结尾
( z$ o; i( {3 @' \4 T开头：简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
% K9 k; [; g3 c* p6 t+ i正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x- [) ~% h. y6 D0 m3 L. F8 r) o# p
结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。3 x8 U" k: P; x5 ]
注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。
& N9 \( M7 W" G7 v- c19、决定的标题：关于+事由+决定
3 `. E- j& _$ Q# W- l编写的守则：导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [: H7 c7 q9 F" a v( `+ a
导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f# z K7 j/ }; L3 j
主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
+ g, d- Y4 D- y6 \* x/ A: X3 j结尾：提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y
& X- i, f' W9 d& M1 o! e, L20、通报的标题：关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T
e4 S9 o8 t# \% M* m5 b- c& G+ @1 d编写的守则：导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
( H" x. ^+ R& Z; K0 ^- [导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^
, { |/ V0 O$ q. @: H正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
& \0 p+ m: ~: D; v8 F. ]/ w+ Q结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g) `: A8 x b" m2 S+ q! }
注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。2 h6 B- Y* R& Z1 u3 ?
21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要
0 Z- ]% P' v8 z. K; f' X编写的守则：会议概况+会议内容+结束语
% y7 _) t# u6 I2 w5 {. l会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
6 R+ V( I) @6 J! c9 b' I# Z会议内容：会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
7 Y9 T5 ^ s, s结束语：希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s" Q. Y) t6 t0 w5 M4 p; A
22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。
, A: N# C- `' E* m) E/ ?, i23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。
4 h" H$ e6 k% c( n1 ~5 H: T2 c24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |
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