一段：发通知
) f! y3 ^+ Y1 a$ s: j用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议+ j: F7 ]6 r# k
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二段：抓落实
% h& u, O. K" ]% x% A发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到& R& S# L3 o% q- Z: G
4 p/ w: n; B- X# s( W( E三段：重检查
0 k( g- } S5 e3 [: i9 A发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间# v: j1 A* T6 a' _
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四段：勤准备+ m: h/ r2 E/ ^7 l8 i; v0 k" R( q6 X
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
4 Y" \( I, ] g& G发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）* N: Q! u$ ?' g* |5 i, S8 X
+ ^( T3 _! _& u0 N* o8 C六段：做记录
0 ?( C" o1 s. P0 |发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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' U8 Y7 ?( ^- e; s, u七段：发记录2 K/ W" Y8 T t+ z
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员1 R7 o* v, }& H, V; z3 a9 i; z/ J
' Y! b9 }# k2 D2 L3 c; c( @ N八段：定责任3 u0 k7 D* w* r" r( v7 h0 r- l7 M( H
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理/ o8 R' @) X+ F! _# l
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九段：做流程6 O& A8 R0 }% n" `8 m
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系0 q" R5 w, b2 m3 Y! j2 h
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