第一项:除了正在办理的事务,桌上不放其他文件。
2 [. G2 S0 D2 t; z' I3 U" r6 G' D; M N; o4 _7 c7 Y! Q9 y* Q3 w
西北铁路公司总裁威廉斯曾经说过:“桌上清爽的人,会比堆满各式各样文件的人,更能有效轻松地工作。这是提高效率的第一步。”0 V; Q# Y$ U; ] z* {
/ {3 P* z% |( {3 ?8 k; @" V, G 一般人的办公桌上,常堆放着几个星期都没看过的纸张。光是看到桌上一堆未回的信件、未完成的报告及备忘录等,就足以令人紧张烦恼。比那更惨的是,它不断提醒你:“还有一堆事要做,可又没时间。”这不但令人烦恼疲倦,还会让人得高血压、心脏病及胃溃疡。
3 j/ Z) J5 ? l; p J
1 R9 e ?* S- q( n! c- r5 z/ _ 第二项:事分轻重,由重要的事开始做。; s4 B2 Q# c0 s* S8 A7 }+ \
2 g( J% w$ R) `
美国城市服务公司的创始人多尔第说,具有两种最罕见能力的人,是他愿付高薪聘用的。" Z: E# `8 J" ^( u1 i$ N }
! L; A6 ^" k& {8 E+ _; ]
这两项无价之宝是:第一,思考的能力;第二,会先做真正重要的事。+ g, M! b$ s5 R* A' R: ^ _7 a
' f; X% _8 r2 ?# B( X3 N
卢克曼在12年内由一个初出茅庐的小伙子,一路爬升到一家大公司——派索登公司的总裁,当时年薪10万美元,另外还获利百万美元。卢克曼把他的成功归因于多尔第愿出高价的两项工作能力。卢克曼说:“从有记忆起,我就每天早上5点起床,因为那个时间是我最能清静思考的时间,我用它来计划当天的事,并依重要性排列事务的顺序。”
8 a' g# k+ ^+ L4 Y) k; X; w; f6 P) F1 f4 O( @: U
经验告诉我,永远按事情的轻重办事并不容易。不过订出计划,先做计划上的第一件事,绝对比随心所欲要有效得多。
! o* }7 ?& m+ J f
' G0 a4 u b8 C9 U0 `; w+ { 如果英国大文豪萧伯纳不是严守这个纪律,他终其一生也不过是位银行出纳员,绝不能完成他的写作大业。他的计划是一天要写5页。在极度穷困时,他还是每天坚持写完5页,时间长达9年。+ T, z5 K# c* }/ _
T% { u/ V* e% P) e& z
第三项:遇到问题当时当地解决,切勿拖延。
- X. O( D* g0 L/ `4 y3 O' `+ N0 t& f& f7 A% W! H! |* {4 i* ~
我以前有位叫豪厄尔的学员,他告诉我,当他身为美国钢铁公司董事长时,每次开董事会讨论的都是些老问题。讨论的问题很多,最终的决定很少,总是议而不决。结果是每位董事都得抱一堆资料回家研究。
( P% p+ I1 } h
U. @$ t8 A- |& [ 后来,豪厄尔终于说服他们——一次只谈一个问题并且要形成决议,不再拖延不决。有的决议可能需要收集更多的数据,有的可能需要采取某些行动,或静观其变。反正每个问题都有了某种决定,才谈下一个问题。豪厄尔说结果好极了,行事历不再写满备忘事项,大家也不用再把公事带回家,更不再会因为想到未解决的问题而心烦。
8 b- t3 Y8 P! ?, }
6 Z7 M1 L( p. P! B 第四项:学会组织、授权与督导。
& p" r$ U7 ^% i% e) }% \! n8 ?4 A; f/ @2 P0 w! w( o5 e+ @
有很多人从不把职权分给他人,事必躬亲,最后操劳过度,把自己早早逼入坟墓。事必躬亲的结果是成天只为琐事忙得团团转,一种忧愁、焦虑及紧张的感觉挥之不去。我知道授权并不是一件容易的事,对我来说就很困难,实在非常困难。授权给一个错误的对象更是一场可怕的灾难。可是虽然困难重重,主管们想要免除烦躁、倦怠与紧张,还是只有授权一途。, H n% I$ i4 ^9 [9 v4 N
% O t) u3 M" K 白手创业的老板们如果不会组织、授权与督导,多半到了五六十岁就免不了心脏出毛病——而这种心脏问题多半是由紧张烦恼引起的。. |