我于1990年12月底离职休息。在解放军服务27年,地方工作14年,其中有一半时间是做秘书工作。长期的工作实践,使我对秘书工作有较深切的感受和肤浅的认识,现综合整理如下。
) T( {% B. F; F5 u! t* q" ^/ I
一、秘书工作的主要任务2 X5 x2 |& u- J, ~+ [2 p4 n
" _ {+ O& Q( E' [0 M# W) t( f秘书工作是直接为领导服务的工作。要向领导及时不断地提供信息,提供资料,为领导决策创造条件;要为领导了解情况,掌握工作进程服务;要为领导想问题,出谋划策,提出建议;要为领导节省时间,让领导用很少的时间和精力,获得较多的信息。
/ g. m! [( j) |! x- F
/ E4 z" t6 K6 I; L$ `9 x秘书工作的任务重,内容多,事情杂。但是,归纳起来,主要应抓好两个方面即“七个字”,进行“四种帮助”,发挥“三个作用”。“七个字”就是:一方面,对文电的收、发、转、抄等事务性的工作;另一方面,对事情的管(理)、拟(稿)、调(研)建设性工作。“四种帮助”就是:帮助领导了解情况、发现问题、拿出主意、处理问题。“三个作用”就是:起到参谋、助手、顾问作用。在完成上述任务时,要站得高、看得远,立足领导角度考虑问题,顺应历史潮流,循序渐进,积极稳妥,有效展开。5 K' _. P% K1 S" G3 I
5 m; G6 G( Q2 l) o0 r B二、秘书工作的基本要求
6 \# K3 `, w5 }4 _+ N
5 o) e4 x7 j+ Y* U5 H(一)提高认识,树立正确的事业观) s) E0 f" {# b( w
$ B; F% `2 M1 k |秘书工作及其机构,是领导的耳目,是领导机关的中枢神经、联系纽带和沟通桥梁,是党政军各级领导部门不可缺少的工作和机构。每一位秘书工作者,都要充分认识其重要性,牢固树立为领导服务的思想和爱岗敬业的事业观。' z7 l4 }! D$ g* S8 b6 h
: ~- p. }1 I9 e- E(二)讲政治,提高思想性
3 k f( N" a8 G; ?$ I. F. [" _8 I7 r: [4 G2 V
要坚持四项基本原则(坚持社会主义道路,坚持人民民主专政,坚持共产党的领导,坚持马列主义、毛泽东思想)。政治是统帅、是灵魂、是第一位的。在实际工作中,首先要考虑的是解决原则问题,然后解决具体问题。坚持解放思想,解放思想是党的思想路线的本质要求,是不断开创工作新局面的一大法宝。秘书工作,要随着形势任务的发展和需求,适时转变思想认识,更新观念,增强活力,以应对各种新情况和新问题,保证工作始终沿着正确和健康的轨道运行。坚持用中国化、时代化的马克思主义最新成果武装自己,提高工作中的思想政策水平,在起草文电、办理事情、解决问题时,都力求体现毛泽东思想和邓小平理论,体现党的方针政策。坚持加强思想品德、组织纪律和实事求是作风方面的修养,尊敬领导,尊重同事,尊重他人,尊重事实,关心和爱护下面的同志,做到素质强,形象好,作风硬。6 n% P M; I. A5 S9 z2 u% z1 j" A
X) l/ ^( f8 g" s( R) A(三)积极主动,管好建设性工作
7 U5 {3 D4 `# K
) {3 V0 c. G; P秘书工作,应当立足管、拟、调,并以“管”字当头,帮助领导办好事情。要管理的有三种情况,一是领导直接抓的中心工作,要掌握动态和进程,提供情况;二是日常工作,要抓得具体,不仅要提供情况,还要提出建议,必要时要准备复议方案;三是领导暂时不抓的工作,要主动管起来,掌握一般情况,到时候能跟得上去。$ O5 B# a' D7 N
9 g1 `+ l* G( w- x$ q(四)认真负责,严格要求: B2 L+ _4 h4 o1 Z1 b# U; i
+ B2 R/ _6 [6 X# Y' G' Y& k/ O
把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲,百折不挠,不怕困难;办事情,敢于动脑,善于动脑。认真负责要体现在办事情的彻底上。每办一件事情,都有头有尾,有交代、有检查、有结果,做到收到文电必处理,发出文电询收到,呈送请示催批发,传达布置查结果,领导交办有回音,出现问题要报告,件件事情有着落。严格要求,就是有成绩不自满,有问题不放过,对自己好的方面要发扬,不足的就克服。对下面,有好的就表扬、鼓励,不足的督促改进,错误的批评,并帮助纠正。
8 {. H" o) P/ f, f; L2 J& Q
T4 j$ y/ |7 H4 P2 p3 o8 o" M; X# i% ](五)不怕被动,争取主动
3 T4 k, |& G3 I3 s, |2 L5 B- O4 ^4 j8 R
秘书工作,事务性的很多,被动性比较大。然而,矛盾论告诉我们,被动可以转化为主动。怎样做到主动,平时多准备,到时就主动。一是吃透两头,对上面的精神领会得透彻,对下面的情况了如指掌;二是多请示勤汇报,把自己始终置于领导的开导之下;三是加强工作的计划性、预见性,避免盲目和混乱;四是坚持编写“大事记”;五是建立制度,积累资料。这样,被动就可变为主动。, ?& ~+ O4 r) ^/ Z
9 z- F+ o' E2 p4 Q3 H7 Z
(六)加强自身学习,全面提高素质: A9 W& o& s4 O# ~* a
- [8 x p& F% H' c2 }# R作为一位秘书工作者,必须努力学习,不断充电提高,特别要学习中国化的马克思主义——毛泽东思想和邓小平理论。通过不懈地学习,全面提高素质,提高“五个水平”,增强“七种能力”,牢固树立“四观”。“五个水平”是:政治思想水平,政策水平,理论水平,业务水平,写作水平。“七种能力”是:学习观察能力,政策运用能力,调查研究能力,管理服务能力,沟通协调能力,开拓创新能力,自管自控能力。“四观”是:世界观,人生观,价值观,事业观。从而达到适应新形势和新任务的需要。
& [4 f. K- Q9 Z% b! V, w9 `1 j, b
- O% y+ I, b2 b* N4 N三、几项具体秘书工作% a; l; G8 C, _- W x# }6 a
- `4 u' O7 P' v* V$ e; n/ c(一)文电的处理工作" Y. o) h9 V( d6 e
) b5 ^+ S. ]& t a
对请示报告,要一问一答,及时办理。对总结经验报告,要件件过目,经过研究,选择推广。
0 i! m/ {5 j, s, U# l% K) k8 R2 X
处理文件分三类:一类是阅后转走的;二类是自己了解情况的;三类是自己要承办的,对这类文件要认真阅读,消化其内容,准备好处理的有关资料。
% U% a& e8 t/ Y& X, G' X. L! B( v& E3 u0 t, S% \
呈送领导批办的文件也分三类:一类是呈请领导批示的;二类是呈送领导过目的;三类是不呈送文本,只需口头向领导汇报的。
1 L* ^' i8 D }
8 s- r2 A. [3 a9 _ T$ [3 D呈送领导审批文件的程序,先送主管领导,后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件,事后要催问其办理情况。
9 r4 X* `+ |; m* g" h2 g8 `2 R+ ?4 b/ c( P
切实做好文电的保管、保密、归档工作。* B$ C0 P4 C( n( A: l- b
6 N# `$ n ~8 F6 S) X# ?
(二)文电的起草工作
! H4 Y' k6 D/ U- ?
+ j4 c( Y& O% u( [+ ?' |1、对起草文电的要求。(1)力求贯彻领导意图,体现政策,切合实际。(2)思想明确,材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么,都要明确,不能含糊。要有情况、有分析、有措施,不要空议论。(3)围绕主题,突出重点。(4)层次分明,条理清楚。(5)文字简练,用语通俗。
4 D( K/ d3 S" Y" P- f
: q6 U) E; j" r) Q9 K" C/ z" `1 N( G3 [
(注:本文作者为民政局机关休干支部党员、离休干部邓基泽,现年80多岁。)2 O' `3 g/ Z( d
" Z) u) N# l+ w9 x
|