我于1990年12月底离职休息。在解放军服务27年,地方工作14年,其中有一半时间是做秘书工作。长期的工作实践,使我对秘书工作有较深切的感受和肤浅的认识,现综合整理如下。
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+ z0 g$ C, |: W' ^, ^- q一、秘书工作的主要任务
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K, D' W3 P8 A0 [5 ]7 W& a; x# M7 m秘书工作是直接为领导服务的工作。要向领导及时不断地提供信息,提供资料,为领导决策创造条件;要为领导了解情况,掌握工作进程服务;要为领导想问题,出谋划策,提出建议;要为领导节省时间,让领导用很少的时间和精力,获得较多的信息。
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* U9 X6 {2 c" ^2 b; i& v& H8 c秘书工作的任务重,内容多,事情杂。但是,归纳起来,主要应抓好两个方面即“七个字”,进行“四种帮助”,发挥“三个作用”。“七个字”就是:一方面,对文电的收、发、转、抄等事务性的工作;另一方面,对事情的管(理)、拟(稿)、调(研)建设性工作。“四种帮助”就是:帮助领导了解情况、发现问题、拿出主意、处理问题。“三个作用”就是:起到参谋、助手、顾问作用。在完成上述任务时,要站得高、看得远,立足领导角度考虑问题,顺应历史潮流,循序渐进,积极稳妥,有效展开。
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; W( a; m( u" i! E" x1 j! @二、秘书工作的基本要求% u, N, y% w1 W4 E, H8 N
' @7 `" X1 v e(一)提高认识,树立正确的事业观2 S5 L3 r/ z! Y& m% E% F6 h
7 W1 ^: K, ~8 v: {+ w4 B, t' j秘书工作及其机构,是领导的耳目,是领导机关的中枢神经、联系纽带和沟通桥梁,是党政军各级领导部门不可缺少的工作和机构。每一位秘书工作者,都要充分认识其重要性,牢固树立为领导服务的思想和爱岗敬业的事业观。 F- Q: C' `" }+ {
% Z3 j) E0 M0 S7 s(二)讲政治,提高思想性) u4 t& }! @7 l- N% O2 O7 y
0 ^# b% b% ~8 t2 S& | M7 M要坚持四项基本原则(坚持社会主义道路,坚持人民民主专政,坚持共产党的领导,坚持马列主义、毛泽东思想)。政治是统帅、是灵魂、是第一位的。在实际工作中,首先要考虑的是解决原则问题,然后解决具体问题。坚持解放思想,解放思想是党的思想路线的本质要求,是不断开创工作新局面的一大法宝。秘书工作,要随着形势任务的发展和需求,适时转变思想认识,更新观念,增强活力,以应对各种新情况和新问题,保证工作始终沿着正确和健康的轨道运行。坚持用中国化、时代化的马克思主义最新成果武装自己,提高工作中的思想政策水平,在起草文电、办理事情、解决问题时,都力求体现毛泽东思想和邓小平理论,体现党的方针政策。坚持加强思想品德、组织纪律和实事求是作风方面的修养,尊敬领导,尊重同事,尊重他人,尊重事实,关心和爱护下面的同志,做到素质强,形象好,作风硬。+ J- Z; e& Z8 r/ t
- ]) J4 D. O. V( @4 b! r# ?1 b(三)积极主动,管好建设性工作
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, _: e5 {. M2 O3 D( H) H; u秘书工作,应当立足管、拟、调,并以“管”字当头,帮助领导办好事情。要管理的有三种情况,一是领导直接抓的中心工作,要掌握动态和进程,提供情况;二是日常工作,要抓得具体,不仅要提供情况,还要提出建议,必要时要准备复议方案;三是领导暂时不抓的工作,要主动管起来,掌握一般情况,到时候能跟得上去。, I' X- z& S2 e: g2 V8 g9 I$ s
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(四)认真负责,严格要求
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把认真负责落实到“三劲”和动脑问题上。做工作要有干劲、钻劲、韧劲,百折不挠,不怕困难;办事情,敢于动脑,善于动脑。认真负责要体现在办事情的彻底上。每办一件事情,都有头有尾,有交代、有检查、有结果,做到收到文电必处理,发出文电询收到,呈送请示催批发,传达布置查结果,领导交办有回音,出现问题要报告,件件事情有着落。严格要求,就是有成绩不自满,有问题不放过,对自己好的方面要发扬,不足的就克服。对下面,有好的就表扬、鼓励,不足的督促改进,错误的批评,并帮助纠正。
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(五)不怕被动,争取主动
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秘书工作,事务性的很多,被动性比较大。然而,矛盾论告诉我们,被动可以转化为主动。怎样做到主动,平时多准备,到时就主动。一是吃透两头,对上面的精神领会得透彻,对下面的情况了如指掌;二是多请示勤汇报,把自己始终置于领导的开导之下;三是加强工作的计划性、预见性,避免盲目和混乱;四是坚持编写“大事记”;五是建立制度,积累资料。这样,被动就可变为主动。
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8 g: v. M8 m) u; e5 @7 N: N! m(六)加强自身学习,全面提高素质
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作为一位秘书工作者,必须努力学习,不断充电提高,特别要学习中国化的马克思主义——毛泽东思想和邓小平理论。通过不懈地学习,全面提高素质,提高“五个水平”,增强“七种能力”,牢固树立“四观”。“五个水平”是:政治思想水平,政策水平,理论水平,业务水平,写作水平。“七种能力”是:学习观察能力,政策运用能力,调查研究能力,管理服务能力,沟通协调能力,开拓创新能力,自管自控能力。“四观”是:世界观,人生观,价值观,事业观。从而达到适应新形势和新任务的需要。
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% v( i) q6 E( S2 @( L. f% a三、几项具体秘书工作# k! N+ ^8 T5 L/ N8 w$ V
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(一)文电的处理工作1 S9 x' c6 M; c
. [" T( P' m6 F7 ^% k7 w; @对请示报告,要一问一答,及时办理。对总结经验报告,要件件过目,经过研究,选择推广。
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处理文件分三类:一类是阅后转走的;二类是自己了解情况的;三类是自己要承办的,对这类文件要认真阅读,消化其内容,准备好处理的有关资料。
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4 n: U9 l( D/ \5 |/ _- K呈送领导批办的文件也分三类:一类是呈请领导批示的;二类是呈送领导过目的;三类是不呈送文本,只需口头向领导汇报的。
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) F6 {3 x/ B: C" Y6 a% j& Y呈送领导审批文件的程序,先送主管领导,后送其他有关领导。批转有关部门办理的文件,事后要催问其办理情况。- t+ e2 z; l0 f7 I8 J, N* Z
$ V; y( ^+ L7 f) [切实做好文电的保管、保密、归档工作。
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. a, E2 b6 u0 t' t; G1 q8 G, x(二)文电的起草工作+ ^8 A; Y2 p. C
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1、对起草文电的要求。(1)力求贯彻领导意图,体现政策,切合实际。(2)思想明确,材料生动。提倡什么、反对什么、肯定什么、否定什么,都要明确,不能含糊。要有情况、有分析、有措施,不要空议论。(3)围绕主题,突出重点。(4)层次分明,条理清楚。(5)文字简练,用语通俗。
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(注:本文作者为民政局机关休干支部党员、离休干部邓基泽,现年80多岁。)
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