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浅谈基层站所文秘人员应具备的基本素质

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甘肃老秘 发表于 2012-7-20 10:42:28 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
随着社会的发展和行业竞争的日益加剧,秘书工作的重要性越来越受到重视,秘书已经不再仅仅是众人眼里“端茶送水”的角色,而是日渐升级为单位内参与管理的特殊助手。作为高速公路收费站这个特殊工作环境中的文秘工作者,正确的思想意识、丰富的文化知识、高质量的工作效率、扎实的工作能力以及优良的工作作风,已逐步成为一名优秀文秘人员所必须具备的五大基本素质。  t: g; l3 l1 |+ V2 D$ E
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一、思想素质,做好文秘工作的前提。
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要充分发挥好站所参谋助手作用,全力做好文秘各项工作,正确的思想意识决定着文秘工作的整体成败与好坏。坚定的政治意识、顽强的学习意识、强烈的责任意识、主动的服务意识是做好文秘工作的前提条件。
$ u7 w! g: g+ z: q! O' [8 S) \% C(一)政治意识。坚定的政治意识是办公室人员的修身之道、谋事之基、成事之本,要发挥好参谋助手作用,秘书人员必须时刻保持清醒的头脑,在政治上、思想上、行动上与领导保持高度一致,牢固树立正确的人生观、价值观,提高政治觉悟,熟悉行业动向,通晓“上情”了解“下情”,注意研究领导关心和群众关注的重点问题、热点问题和难点问题,为领导科学决策提供参考,做到献策不决策、服从不盲从、用权不越权。$ j- ^+ K0 }2 R/ Q7 ^
(二)学习意识。学习是提高自身素质的最佳途径。一方面坚持“一线工作法”,深入基层实际调研,沉下去摸清情况,静下来思考问题,及时沟通“上情”“下情”,在实践中学习提炼;另一方面勤学多练、善思考。顺应形势发展需要,做个遇事留心、工作用心、办事细心的有心人,在学习中自觉培养超前服务意识,做到真学、真懂、真用。) V, p! j; O" b' s6 n2 d) X  z
(三)责任意识。古有云:不患无策,只怕无心。责任心不仅是思想认识问题,更是一种工作态度,作为站所文秘人员必须树立强烈的工作责任心,才会有做好工作的信心、决心和恒心。要把“难事办妥、急事办稳,好事办实、实事办好,杂事理清、繁事化简”,必然需要高度的责任感。工作中“不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而瞎为,不以事难而畏为”,凡事从“小”、从“细”、从“微”做起,时刻牢记“做好的每件大事都是小事,做错的每件小事都是大事”的责任意识,才能把简单的事做得不简单,把平凡的事做得不平凡。
: W# S! z1 X' `(四)服务意识。无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作,还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作,都是围绕“服务”这一中心运转。作为站所文秘人员,一要全面准确把握领导的工作意图,包括其思路、措施、方法等,力求使各项服务举措与领导的思想合拍共进、同频共振;二要积极主动,有心干事、热心干事、用心干事,把每一件事考虑得更周全一些,安排得更细致一些,处理得更快一些,有条不紊,周密科学。凡事多问一些为什么、多一些角度看问题、多提供一些方案、多预测一些结果,借助经验和缜密思考推动工作;三要充分发挥智囊作用,努力吃透“上情”,通晓“外情”,明白“下情”,不断提高自己的认识能力、分析能力和预见能力,做到问题抓得准、看得清、谋得远,谋到点子上,努力提高为领导、为员工的服务水平。5 l, H' C% X( E+ }
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二、文化素质,是做好文秘工作的基础。/ V: j& m: q+ Q/ F7 @" z1 x! g% l

  H% q7 U' \- F7 S( y2 y' |博学多才,是对每个人素质的共同要求,也是共同渴求,但对于文秘人员来讲,这一要求就更高了。要做好文秘工作必然需要丰富的知识储备作为基础。0 q2 r# L6 V9 b3 c1 J* C8 L. ~
(一)基础知识。这是文秘人员必须具备的最起码的知识面,包括数学、天文、地理等自然科学基础和政治、历史、哲学、法律等社会科学基础两部分,基础知识越扎实、丰富,其工作潜能发挥就越大。& W: e/ u- ]! T
(二)专业知识。包括秘书专业知识和所在行业专业知识两大类。作为基层站所文秘人员一方面要着重掌握写作学基本内容,不但要从中掌握写作的基本理论,还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧,懂得不同文种的写作方法,以适应文秘工作需要;另一方面也要熟稔本单位的行业专业知识,强化费收业务知识的学习,具备综合素质。
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. q/ B- B5 Q: [  X三、高效素质,是做好文秘工作的核心。: j+ b3 L; c, k$ T9 s" P0 t: F; p
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工作效率是体现工作能力的重要表现,办公室工作大多具体、琐碎、内容多、范围广、头绪杂,文秘人员必须合理安排工作时间、统筹规划工作内容、与办公室其他人员团结协作,才能高质量高效率地完成各项工作任务。! Q8 v- A. l6 X+ ~0 J; Z  t* T( v
(一)统筹规划,合理把握工作节奏。“订计划、抓落实”是合理把握工作节奏的有效手段。一是要掌握适度观念,全面掌握情况实际工作情况,循序渐进、量力而行,既考虑客观需求,又考虑承受能力;既强调时间节点,又坚持质量标准,努力使各项工作健康发展、取得实效;二是要掌握辩证观念,突出工作重点。抓主线、定重点,知关节、得要领,辩证地看待和处理大与小、轻与重、缓与急的关系,避免绝对化和极端化;三是要掌握灵活观念,要根据情况变化和领导意图,及时调整计划,以高度的适应性和灵活性,保持工作的连续性。5 V( n! m  C! `1 B- }/ \
(二)团结协作,齐心合力创佳绩。谚语:一人一双手,做事没帮手,十人十双手,拖着泰山走。说的就是团结的力量。办公室是个综合部门,很多事情都需要大家合力,作为站所文秘,必须树立整体观念,分工不分家,要有大局意识和主人翁意识,补台不拆台,团结为重,和衷共济、相互沟通、相互支持配合,充分发挥和挖掘大家的能力、潜力,才能确保各项工作有条不紊、扎实有效。
* i  H5 [: z2 M& o5 a, v. ?/ Y(三)严谨细致,突出工作高效。办公室的工作千头万绪,要保质保量完成各项工作任务,文秘人员必须在 “快、准、严、细、实”上下工夫。“快”就是快速。即说即办、即办即结、决不拖拉。“准”就是准确。大到会议承办、材料组织、活动安排,小到日常沟通、反映情况、提供数据等,必须及时准确,毫不含糊。“严”就是严谨。即工作中的每一个细节包括沟通交流、说话汇报等,都力求严谨、严密提纲挈领,分清主次。“细”就是细致。无论办文、办会、办事,都要有不厌其烦的精神和一丝不苟的工作态度。“实”就是务实。写材料要求真务实、有理有据,绝不弄虚作假、夸大其辞。' d5 {3 b/ I, Z# g4 h  ~

( W/ @1 r1 A4 S# J4 U7 ^' D四、业务素质,是做好文秘工作的关键。( s/ c" K; I) k0 H4 D2 ^3 c
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站所文秘人员的业务素质,主要是指其工作能力,即从事工作的实际本领,主要包括书面表达能力、口头表达能力、独立办事能力、组织协调能力以及学习创新能力。# ~0 Y7 c' Y9 m, k3 j7 d' D
(一)书面表达能力。就是要把思想按照规范的格式和要求转化为文字的一种形式。写作各类公文、总结、宣传等材料是站所文秘人员最为经常性的工作,要完成好这项工作,就必须具备熟练的书面表达技巧和谋篇布局的文字运用能力,做到行文流畅、语体得当、内容明晓、格式规范。. L3 g& v% q/ ^2 w+ V! b
(二)口头表达能力。语言表达能力是站所文秘人员开展工作的基础。无论是发挥协调组织作用,还是充当领导的参谋助手,上传下达、组织协调、沟通交流、信访接待等日常的事务性工作都离不开语言表达。口头表达能力的最基本要求,就是要做到口齿清楚,语调平稳,条理分明,中心明确。4 l/ D! B+ ~; W, s0 H1 z' K
(三)独立办事能力。办事是站所文秘人员一项经常性的基本工作。站所文秘人员能否较好地处理各种事务,解决份内问题,主要体现于较强的理解与沟通能力。即能快速理解上级领导决策意图、能善于调动自己的知识才能,敏锐观察和思索、能及时抓住事物的关键和实质,提出有效解决方案并圆满完成。& [& y1 \: K$ d$ d8 E$ q
(四)组织协调能力。站所文秘人员经常要参与调研、收集信息。要做好内外、上下组织协调工作,要掌握现代、科学组织管理知识,统筹兼顾安排组织好工作,协调好站领导与各班室部门之间的关系,为站所创造良好和谐的工作环境、生活环境和社会环境。5 e- O8 e6 h% s! L3 G6 ^) @" u
(五)学习创新能力。随着国家改革开放深入、法律法规的不断出台更新、行业环境的不断改变以及工作要求的不断提出,种种现状对站所文秘人员获取新知识的能力提出了更高要求。作为站所文秘人员要树立“终身学习”信念,不断拓展自己的知识面和更新知识结构,主动努力学习其它相关知识,努力使自己成为一个复合型的人才。
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五、作风素质,是做好文秘工作的保证。
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: i) k6 l1 k& o% Z' R作为一名基层站所的文秘人员,要成为张口能讲、提笔能写、无事能思、有事能办、精通各项业务的行家里手,具备“勤奋、冷静、求实、创新”的工作作风必不可少。
7 M. H/ t" f1 @; w, H(一)勤奋。站所文秘人员工作的服务性和事务性,决定了其必须要有勤奋工作的思想,在工作中时刻做到腿勤、手勤、脑勤。要勤用腿,多跑、多看;勤用手,多写、多练;勤用脑子,多想、多思。学会主动地去发现问题,提出问题,考虑问题,运用主观能动性创造性地做好各项工作。
* z  W% N# \) [  j( a4 |. Q+ A(二)冷静。面对日常诸多琐事、杂事和一些突如其来的应急事件,作为站所文秘人员往往兼有较强的被动性,这就要求站所文秘人员养成沉着冷静的作风,遇事沉着,冷静应对,妥善处置。2 H  n* c7 O0 A
(三)求实。作为站所文秘人员,坚持说实话、办实事、求实效的“三实”作风是文秘岗位的基本要求。即文字工作要经得起推敲、会务工作要经得起检验、事务工作要经得起端详。领导交办的事要速办、办好;群众反映的问题要速查、查实,在工作中做到勤勉尽责、忠于本职、脚踏实地、求真务实。- u6 ~# T0 Q& c( L
(四)创新。创新是推动事业前进发展的动力,站所文秘人员要紧跟时代步伐,立足基础、勇于创新,时刻保持工作敏感性,做工作上的有心人,善于从多方面的信息中,提出自己的新见解、新方案,供领导决策参考。' l  v+ E5 ~$ Y" O; m. u* v! x

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* a& J9 w2 x+ O( |6 e7 ~社会的进步,时代的发展,人们的观念也有所变化,秘书的职能也随着办公室职能的多元化而不断扩大和更新,对文秘人员的基本素质提出了更多更高的要求:既要具有完成各种任务的有形的素质能力,又要具有良好的思想作风、工作作风等无形的素质能力。作为基层文秘人员,只有在实践中学习、在学习中锻炼,在锻炼中领悟,不断提高自身的工作能力、挖掘自身的潜力,充分体现文秘人员的岗位价值。
% I& Y* _0 m1 }" n(军山所  付萍)
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标签:文秘
 

精彩评论1

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娱记 发表于 2013-3-7 13:13:36 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
办公室是企业的窗口,集服务、调研、参谋于一身,是企业领导决策的参谋助手。秘书是办公室的一分子,如何才能更好地为领导服务,真正成为领导的参谋助手呢?本人认为:应该从以下几方面努力加强自身综合素质的锤炼和提高,才能不断提高自身的业务素质,更好地为领导服务,做好参谋助手。
) o+ E6 P& L9 B+ b; c' r4 O6 Y一.诚实
/ O5 n. d- l& A+ e! w' s    作为秘书,特别是文字秘书,必须充分认识到诚实的重要性,否则何谈为领导服务,做领导参谋助手。: P- W, C, E! {6 }6 P' z( v
    办公室作为企业的形象窗口,秘书人员的精神风貌充分展示企业的文化精髓。秘书人员必须时刻树立以诚待人的精神风尚,不仅要对领导忠诚,对企业忠诚,对自己的职业也要忠诚。秘书必须明确自己的服务对象是领导决策层,否则就失去了目标,同时要坚持实事求是的工作作风,如实撰写各种报告文书,如实向领导决策提供详实的依据,反之,就会影响到决策的正确性、可靠性、可行性,以致影响企业各项工作的正常运行。& i% v# B' _2 W$ k7 }6 F
    秘书承担着上情下达、下情上报的艰巨重任,一旦失去方向性,就会降低信息的真实可靠程度。' G8 C% Q, d  U# m! c) V
二.守信3 D% z2 V; ?1 J0 c& |1 z
    作为秘书,守信是关键。秘书必须充分认识到自身工作的特殊性。要时刻铭记信守诺言的重要。切不可仗势欺人,不要怀有领导身边红人的思想,要设身处地为领导着想。既然是秘书,就必须言出既行,不可我行我素,更不能随便承诺,蛇口吞象,既影响自身形象,也极大损害领导乃至企业的形象和声誉。# r$ i! G# p6 r; s
    作为秘书,切忌假借领导旨意,滥用职权,特别是对基层颐指气使,乱下指令。
( x: r8 m: w& M% R三.严谨9 l$ f/ C$ `1 z7 b) {" V9 z5 k
    办公室是企业的机要部门,秘书人员必须时刻树立严谨的工作作风,严守机密,谨慎细致。任何文书都有其机密性,作为秘书,每天都接触到各种文书、决策信息等资料。严守机密,谨慎细致,自然成为秘书人员必备的职业素质。特别是当今竞争激烈的市场环境,各种传媒极尽所能,稍有不慎就有泄密的可能,以致导致企业决策失去意义,引发不可挽回的损失。如此的秘书,岂不越参谋越乱,何来助手可言?
6 T  W) I( x# B) R+ @; U四.勤勉* }+ |' g$ D3 T/ ?. s6 z' M; M
    秘书必须树立“四勤”意识,即手勤、腿勤、眼勤、脑勤。手勤就是手必须勤写,将各种信息进行综合分析、处理,形成书面材料提交领导参阅;腿勤就是腿必须勤跑,要勤于下基层,开展调研工作,及时掌握第一手详实信息;眼勤就是眼睛要善于观察,不求眼观六路面面俱到,只求对重点对象、重点问题进行细致地观察,以点带面,寻求问题地解决建议;脑勤就是脑必须勤记、勤思考,不断创新思维、开拓进取。
' G  d5 D* O# r4 k) h' @6 c    同时,秘书必须戒骄戒躁,不断勉励、鞭策自我,克服人性骄傲的弱点,实现自我超越、自我发展。- l" B$ t3 q1 a( V- x1 v! i, O
五.服务7 N1 K4 i& N7 n3 O8 F" D& q# k
    为领导服务,最终为企业服务,为基层服务。这是秘书的职业定位。作为秘书必须时刻树立为领导服务,做好参谋助手的思想意识,否则就会主次颠倒,迷失工作方向。秘书要学会适应领导,而不是让领导来适应秘书。要善于观察领导的工作习惯和工作作风,及时调整自我的工作思路。, C* q& _. c) K& x
    总之,作为秘书,必须完全树立诚实、守信、严谨、勤勉、服务的思想意识,才能真正实现为领导服务的工作职能,做好领导的参谋助手,为企业各项工作的正常运行做出积极贡献!, Z; w4 Z& }; v
 
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