职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
. Q# \/ V) {; a R$ O8 Y: b- ^" Z. K; B3 Z5 j, D2 G
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
, O* r) r" h9 }( g6 J- ?% t4 w* G! T
一、秘书的职能- r A: D0 Q9 N/ k' R, s
1.辅助决策
: l% S9 x% g Y M0 x/ M$ n1 z, W8 G& c! ]3 e% l2 p5 f
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 6 ?% D& I( N; m* d
- F0 `: \% @4 [: g5 B （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： . _2 C Y' L2 x0 Z! Q* j
0 `# Y$ d* D9 O 辅助内容的综合性 9 V, |1 @2 W7 j* a. `2 o
3 y* F1 m7 l5 g; g
辅助时间的经常性 ! T9 B6 M7 F8 ^- P" N
" ^. q" k1 ^1 {/ W1 x 辅助环节的全过程性 & ]4 W; I# D: N! q: l6 o% I! ?" ?
+ p, _$ P& G8 h7 w1 O1 o$ v* x1 x9 l
（3）、辅助决策的原则 3 P: f# N3 j; M' h
- a. F+ s N% }; F0 O
超前原则
0 k1 e9 ]8 P" N0 v
0 d" U0 e& P) d' ? 定位原则 . P/ {4 Y8 M( [. S
: n$ J3 k) t9 l# t7 V. i 信息原则
' {* t) Y) H, t7 E7 g) S0 e+ e p" `2 G- ^+ b- b8 y
谏诤原则 : M$ C$ Z7 r$ t2 b5 S- k
8 v' ^& ?* L" N8 g$ u
（4）、辅助决策的过程 2 @" S x8 q& H, T3 L8 q* Q
+ K2 B2 y4 p8 h% O 协助领导确定目标 . A/ K& g6 B8 ]$ B* k1 H+ O8 K
# n+ t% k: k$ V 协助领导设计方案
% b b$ `+ O0 v1 j0 e: i
# R& J$ J3 b- _) c 协助领导评优选优 ; h3 Q% N) Y. T- S
" f( m3 K: V: Y, c( v' y( G 协助领导实施反馈
; F, r! @( {6 F) e. n3 P8 B/ e; f" F6 @
2、协调关系
. k8 e6 B! J/ A; [9 g# a; a
, d6 ?- \1 X. B# k( z3 B' Q （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
0 K8 I, H7 I5 P3 x5 J7 {
2 X) q8 b/ ~0 W0 S （2）、协调关系的特征 / T9 d9 V4 A' \! B( ]; v
- T H. J8 z+ Y" [( B 从属性 ! a' H. I) S# n. F, i
& [, M4 q4 F- v; E6 v 广泛性 7 g+ V$ U' B4 ~( B& k
0 Q4 k8 s9 X0 s4 C+ P
间接性 5 c. a6 h! E2 H. ~1 R3 c: A
; Y/ z$ ?# [! c' d2 S2 Q, K （3）、协调关系的原则
( E& A2 j c" o0 V5 S$ m" A. ?# Y8 O6 X% Q7 P
政策指导 8 _( j& T% `, n3 P$ D) W1 q8 x( ^
* D; D* E1 b9 V# U* K# I! w 客观公正 + j3 o8 K) A5 b0 J( U
! y j0 O6 t3 H4 K8 a+ B3 v- R
平等协商
5 I, @+ d" r- q; D- c) z; H$ ^5 h7 p* E' z
注重整体
7 `9 y3 i. V5 n& ^3 o& {4 n/ A1 y0 A/ o( F+ {& m
灵活适度 + _5 b) j: \* c X9 Y; c
/ g+ s3 E! m% t- w- o$ D4 i! _( } （4）、协调关系的过程
5 N: I; A0 I! v
( a& \7 I7 g1 e. N$ p; W 摸清情况 + P' W9 K u' |- m; S, k0 b" d
% X: X# b6 R+ L v2 u# t/ x! J: c
找出症结
* F' L3 o# n* c1 y1 \& g0 Q* K" F
恰当协调
6 t; W& t, \& b9 C1 `
- l5 Y# C0 ~4 v5 n 督促落实
: Q/ {/ G6 r2 n/ j: f h* A- l5 \3 _0 m
检查反馈
( ?3 l: ~6 I: S7 B4 J: f4 G# \- ?
+ m6 f. N' L0 f) w 3、处理信息 : _- E- W% N, T) c8 i0 V
7 }( ~% ~/ C. P/ G. n) x
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
4 s, R6 V* s# z$ u2 O( H/ n% P2 [/ j& F+ l
（2）、处理信息的原则
- \8 y4 h, \4 W5 O, x% W- \- Q$ ]6 [' k' W9 E- ^
及时性原则
2 u% R" F* w4 Q! P4 y8 C
: P' w4 ]( c6 a* l5 F 保真性原则
8 H' z: U& c2 L1 r( w
) Z' R! |- Y3 Z6 w' |$ Q6 y9 i 适用性原则
& y$ m/ M/ ], C1 w3 P1 U( \: h: C+ J
* w! }# H$ t7 p* _5 } 预测性原则 ; Y" u% q. I+ ~) E
) q/ C: o0 d5 s
（3）、处理信息的内容 + B" }7 O3 X ^7 e) ] K8 r
) l' @: ]4 {# b 历史信息
5 \9 F4 y& X% V! }0 V+ E9 X( F3 X8 ]. W) o5 b2 c' ~3 Y2 k$ R7 ]$ K
上级信息 & j, S0 I4 l; _4 m
* D; p1 `, }0 q 内部信息 . |0 n0 K% V/ n6 R, R2 K( |
9 N# {' z' w, s4 { 公众信息 $ Q7 O; c/ ?" c" L' j
4 Y5 D. `. G6 R7 Q% C: w" f& r 社会信息 # N& f- E5 y: ]8 S. K! h0 q
9 u( i' X' o7 [1 |) r6 L! F; F1 T2 g! R
（4）、处理信息的过程 9 e2 W8 t! r5 ?. z! B* M0 Y- E
2 Z+ M' z% {6 x& n% Z) |: y I
信息的收集
7 Q- X& T! q* x; P' j7 ~8 H" H9 o+ H% {
信息的加工
; G' a/ Y' H/ M4 B) t
5 Y& j# T8 s5 n& C3 d, w. \ 信息的传递 : D( O* s9 _5 a$ h$ z
9 k6 J1 T% N1 R/ J K& N 信息的反馈
9 I4 k2 C" p7 k, F# D! f( a1 V9 x1 @- _2 C* Z3 i$ b M0 O/ _: w6 P
信息的储存 7 r6 e# ^5 ~) n- ]
: u9 G8 [* f2 [5 l$ A( l
4、办理事务 $ U6 D3 k7 Z1 s5 U
: T/ |% N7 t2 H! F+ c0 T （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
# o. y! A8 T8 E0 O1 e) N6 R1 d# q1 q, q+ l' p" Z
（2）、办理事务的特征 % E: z) a6 I: Y6 j6 t: p8 {
) R* `7 D" g' [ 综合性 ; T3 i1 ^4 m' D5 f% c3 g8 J
: F3 N/ f9 C7 D$ F" `+ M8 Q 服务性
8 W7 T8 s* R) }2 D% Y6 w
) T; T* F9 C+ o* U8 U 繁琐性
- v1 {8 R5 u* U# [( S
3 m' `1 Q& ?4 P0 p7 K) F/ J5 ^ 突击性
" {$ _9 p* T2 N9 _- C
' F) U0 j: R T8 T2 r （3）、办理事务的原则
# Z9 ^* T: B2 Z) V/ d8 W
) M+ H; ^8 P7 } 被动中求主动
1 v8 T" M4 `: Y' k: a1 I& s% [; [! u; N
原则中求灵活
# \: S" c4 p' ^7 Y5 r( J( H
) W6 Q) s) D- R' c 繁杂中求规范 8 @6 t# V- m4 d( M L
- F1 M: m6 W# \- u3 E' P0 x, g
（4）、办理事务的程序 S& ]) F7 X. v8 u0 y. X0 x+ }/ {
9 V3 ^2 F9 ^6 m0 N% S$ H e1 q2 u 自然程序 2 Q! u$ _9 L+ ]2 p
* U) R1 a$ V6 G# m9 ]0 U+ o' A7 M
理论程序 # s* H# j7 t5 I
' [6 ?( g5 {/ g( R2 C
指令程序 2 a' b; [( c+ H" J, H
* {" s- @; N6 C6 W" N' c 法定程序 0 ]" I6 b$ `3 g/ l( g
; X( _: I: V" b! f( a, L 技术程序 - S8 H5 d8 h" S0 S/ s. x
! M, S9 y! J, C& z7 m7 z 习惯程序
7 J# N* V8 |7 v1 Z ]; t$ S! P9 Y3 S
& S9 }3 ?+ p: n 二、秘书的职责
7 @! r- p3 Y4 k" O* } E; Q/ X 大致也有以下11个方面： & u/ }) K9 Q" a: d0 p; a5 t9 w
2 d* _0 c8 i1 B& x, B) r
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） % ?" V$ [ ?$ @
4 c5 ?, _$ @! `; G/ P
接待事务（来访接待、安排服务等）
2 G# ~& `6 g; h4 S4 N
" e$ p1 I& t- d# ?: L R7 y7 R 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 1 s5 O) m2 G! u3 c
- L% O* ^! o8 x' G# Y" E0 m) a 行政事务 8 T2 K5 Y6 Q# T$ |* m8 U
) w* D1 A- v0 Q$ q
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
" [ @5 N9 b& n; l( }3 `7 z3 v# N9 c" u0 x" U
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
* t u3 V U" M6 v8 M0 ]
2 I( M+ d) R, f! y 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
# p1 ~& v6 d6 B$ J( L( U q; R; q$ @$ ]% v4 y
写作事务（各种文体的写作）
2 S: d: h; A3 {3 s: \1 ^. t! Z; h1 z2 h4 s& N( v) o% q
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
( U( M b( Z) A! C5 D# Y. R5 x7 C' J8 ~2 V2 U4 ]
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 5 E7 W w6 I, |
2 d& b# V4 t( U- \3 Q% J6 O 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
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