办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

8 h/ q) V3 h4 M& G1 q: ]+ `# R" S% q一、办公室人员岗位认知与基本职责

: ~0 Q+ O. p4 F+ D: Q二、加强办公室建设

  r8 P* b  ?/ w# u& ~. U三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

/ g5 B8 b# i1 t, b$ W& z) I9 v（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

& V1 ^! {7 M; ]- C# {+ i9 d2 _( A" J联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

) T% X6 f0 e2 T% z职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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& \) g0 N1 I7 c- v3 b# i（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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# u* Q, G9 F% Y& O7 `办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

, [  u- F7 y5 |+ n# k, A一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

! H; s, T1 ?, ~) b, S（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

# i( \7 |' {  |, o: `" h2 \2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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2 g  P# N7 @0 J. X0 X. L/ Q6 @% k, k（四）办公室工作对人员的要求
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" X& ~+ {& M2 h* u3、心理素养
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' i% F5 R. E# X1 [1 f心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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  {" P+ j% L. X% G1 T/ b9 `8 e注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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) j! `1 ?7 V; k3 h1 y调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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4 Y; n% P, m1 `* d( j全局意识

责任意识

创新意识
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) t2 G  c% g6 w6 D: Q奉献意识
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7 h$ P: h/ L5 a: X0 ?1 G1 ^/ D! F信息意识

程序意识
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+ Z. K: Q& D4 S# v' u学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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+ g9 N( i5 V3 }) r  T: `( ?6 P领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

4 {$ n+ h" b! ~, r: R: N! U  _他是否了解你的目标和意向?
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" U# b) G1 X* P8 `8 m3 }他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

' ?9 z! |, i5 \3 V. X( x( s$ h  h3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

9 |( J: }! \9 A  g+ X3 I他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

" r; b" d- ]  K领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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1 T* \  [4 Z4 m) J! U能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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' o* U6 C0 T7 ?' n当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

. A% a7 D  y$ e) w+ \# h11．他对你的忠诚值得信赖吗?

+ f$ ]; _- V( k9 I$ Y' F+ ?你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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! @, h' W2 E- q; q- P是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

$ l1 @% g# V/ s7 g. Q5 z2 l13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

9 i5 h* N# W0 J: m( g7 f, e6 e而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

) D1 d7 {+ c7 {8 ]5 r& H0 \是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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  C2 B: }6 Q/ F! ~" c+ f8 _15．他语言表达是否清晰?

( o% D8 J: P& j. y/ n能否以书面或口头方式简要汇报情况?

1 o3 r2 u+ \8 ^) s能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

3 {, D# y1 k6 Z" T- Y16．他是否按时完成每天的工作?
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$ x+ ?( [1 L% s$ ~- S. L是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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" B* N$ y- B8 J/ d) h* x启示……
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! I2 D2 _5 `6 t1 f% {7 E二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象

6 K  d/ ^4 ^# n) ~2 z5 s良好的文字形象
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% |; M. c* q3 m3 D0 j良好的语言形象
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# j: v' r8 ^1 ~: F9 _二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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4 l6 v6 h) g% [# L) ^3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

  ]6 w3 N# P9 T# Q$ q: p+ W4 }4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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/ W% L5 Y/ k# T（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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( d! T8 d, f9 g3 t# ?1、设立会议承办部门和服务机构
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% X( a& W# E0 E" j3 z! |2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

& e$ @* E1 t# \3 e% y- u3、拟订会议财务预算和会议方案
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; b: l) B: G$ x6 ?& P. t（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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* f; I* f) M" T5 b) o（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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; f2 n  G# H; I  H3 w5 C6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

1 T) c) x+ g6 u主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~