第三专题
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& \) a- G* }2 j8 q/ z3 ?加强办公室建设与管理8 L; w- O7 P; f, @; }( |
8 @5 y- F2 o# H( Z8 j4 j一、办公室人员岗位认知与基本职责: V t8 D- c8 s d/ R Y. P
5 e$ x9 P8 |5 t" v% U7 k二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责2 k( x( | N9 j' n# \
2 d _$ _2 C9 X! c4 r（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。% O8 J* g7 v: A' h& b/ L9 S0 i$ J) O( I
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：1 Y$ h- [/ r& }
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：3 r! l) S s& a) j
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：+ B# P. h7 \/ f& p: l$ s6 [* l
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。* d$ O5 B$ ?' K- e [: }
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位, I2 b, f) j$ ^3 j
% Q; v. |8 T3 Z+ p办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊3 l' {$ y3 m% Y5 l
0 y# M/ T5 y8 s/ }5 N$ g7 M（四）办公室工作对人员的要求$ l3 M$ R+ u% ?. K- o- n
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：8 @0 @4 ?; P% m' G2 z/ a( P4 C* Y9 C+ `4 @
, y8 |; m( H* ?& @$ N3 B$ X一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；% A6 K' E2 L" r2 o6 ]2 k
# Z: A" ~# H# N* a2 V) K1 E& Y三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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+ M+ u: o* ?* p+ z9 e0 n# r- d四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求) l: h" n% L6 Y& o
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1、思想素养! h) C& P3 z4 n1 Q: G# @0 B
/ s5 z2 f" L. j" i热爱本职。干一行，爱一行，专一行。$ e; @$ q. q7 C4 |" P/ S
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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+ Y9 G2 n x! R' A, u( _; w责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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7 O3 D9 m9 p, D0 Q踏实肯干。舍得为工作投入。
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- e+ K5 H, C2 J& J（四）办公室工作对人员的要求 F. X- W0 C; u o# }$ }/ F+ |
* w" ^, \) u3 P6 e: E Z5 B2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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* O1 W4 C- g. J$ K* ?调研能力。善于通过调研掌握大量情况。, i/ n5 Z; j! N0 ~$ E" u
0 W8 z" j$ F0 k) Q. i- c8 E( i思维能力。善于思考问题，抓住关键。# ]2 i4 h' r0 h {
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。1 e# t. Y# t8 H
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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* A5 n4 h9 h4 s$ I% @心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。' z/ J7 b% k% g/ O7 x: I2 c, t" u
% X. C: L' @& O$ B% U调控力(控制情绪的能力)。9 @( A+ V x. |) ], J( n+ }
, t1 q8 w$ S5 t8 V2 h( {" |) a意志力。3 v1 h8 F+ J$ Z% h( J! p
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（四）办公室工作对人员的要求# c$ O2 R( B) _' S
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4、角色意识
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5 \, r: o" a) s9 n做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识3 I# L( y6 A, i- q
Q- w: D& I/ r# s! N: B7 f& d8 m
全局意识 c1 t2 F. X$ N; x& ^
! x* x' m7 ?6 O J9 g. V2 N- j9 ^责任意识
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创新意识* |' [3 y i. v5 f
5 ?0 D& `4 x# @5 t, F$ f# [
奉献意识, C' u/ V8 G. p+ D, a4 w P4 w* K
% b# Z& g. M9 ^信息意识
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程序意识
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. T: i& n2 i5 b. L. l+ M学习意识- m) R3 m0 p [$ r/ v
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（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目# |5 ^8 N) |$ [) I4 P8 P% T. c% p
8 ]: @; @3 l6 [% \* o1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
4 z5 l+ \& D+ o' g
: w" w8 D2 Q- G# m7 C他是否了解你的目标和意向?4 r; T, x7 A2 _% v W6 t; V z: l9 O
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
" Q4 b3 I8 u0 C" ?+ Y$ T4 z
( K* `8 z2 P L6 z2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?2 F1 _ E% q' f$ M
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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* S/ S/ t8 a7 M& W, x他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?0 d( S7 k( i9 X2 M- M* j K5 X) Z
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领导测评办公室人员的20道题目4 Y+ W- ]2 V' U/ ]% v
8 u7 S# Q9 F* r/ J; [% D3 N2 T5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?- ~/ S' `. `3 W# w$ n
3 S$ Q) d' f# E- R5 B$ w能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗? F B. E+ }6 b5 m+ G3 x5 p/ X; p
. k. t- p5 J! P. Z) `
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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9 O% q. [4 w3 o, ?7 k- B8 I能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?1 m L* e/ R! n7 E; T9 c8 a
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7．他是一个机智的人吗?
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- i e( J' E) K! `3 O4 |能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?1 t0 s: J+ t* {' M+ h/ x
; }0 n: A5 @# F) z5 D: G
8．他能否提高文件运转效率?- i& @$ z& Q" a. Y# k7 z* _- W
% ~& U+ M3 Y; l k1 k' h: e能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
7 j* L3 |' B/ ^& i h N7 W0 o. Q
; v8 W. J3 d3 E能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?% v: P2 L4 e" q# G$ ]- B
Z' T- x8 n. `0 K4 E# f* h( a领导测评办公室人员的20道题目
; S: C- S& J% m; F; x+ }2 f6 b' _+ `# t5 `+ @
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?8 X- {* F9 `. F7 z M+ I6 l) u
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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) C# R6 d+ A8 B11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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1 u3 h6 A3 i+ a1 J1 |$ G. {2 O5 E你能把一些机密信息资料委托给他吗?
) } A9 E( Z4 N4 E( N+ C0 N+ p; c) d( V0 C/ G k2 N" @
12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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0 i+ Z% o" J' C# b* R4 k* b是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目# O b7 A0 L' k- x9 T9 @( v6 E
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?& L" R6 ?% p3 {: t5 T
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?# c# G3 l* `7 @6 ^
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?8 k, _" H* x6 T: f
7 M3 f( @8 N6 q8 E+ Z5 J15．他语言表达是否清晰?: M( X. i. Y/ N6 V* L
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?0 |6 m6 R% e1 F6 Y, o- K( ]/ Q. p! g
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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6 p! V! M5 r2 `/ V( f5 ?3 \16．他是否按时完成每天的工作?
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7 J: Y2 K; M" I* c0 O% h. p是否根据需要自愿在休息时间加班?! |5 H; P9 L8 W- u
. \: c; |5 S4 |) o领导测评办公室人员的20道题目
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0 _: S0 c8 w. o- i17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?2 F% T4 f' k6 Z7 h7 E, D9 H
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
4 k& R P4 e _4 d' ~6 P. t& e/ l0 L0 v% a: E$ f
19．在调研工作中他是否称职?; Z" x2 R, b. A" A: P
* ?% X3 v# t9 o1 O能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?8 u! v+ g3 P7 X; U$ e9 b% B
- g8 x: r! o0 s20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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7 [& i+ s0 d! n1 e5 G, z1 T启示……
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3 J- n! n: `# l( o! l- {- q9 ~. D二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境9 A" ~* D4 v5 `& z) ~. ~& p
: s$ S: ^- W* I6 F& r7 q2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神- h0 z: U. Z) d" h
9 ~& J ?6 P, O/ p' h# D1 k' ^
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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# K) X6 _( l# {. j! r { C0 \: c良好的礼仪形象. a! d) z+ r. ]# q% }$ o
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良好的电话形象
: f6 ~. u9 ]$ G0 q# S* F5 p9 S7 n; `' ~! b8 _, f9 ^+ D
良好的文字形象
$ X+ T B- g2 n4 s# z3 d( o* b- }1 I3 f% |! K5 P% N8 m
良好的语言形象5 Y5 }+ v3 _$ Q$ H/ Y
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二、加强办公室建设! z9 e' @$ [2 O: e2 A
( g4 a7 ?$ f+ z. w5 d% z/ _; z（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
0 Z4 {, ?: H, l% r' |/ s4 P. @. u2 k* G0 x
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；' e5 J; q$ D9 {' D0 l
7 [" W! M K9 n- M5 l% f4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；" A+ t1 |$ u& R9 Y: o
, _# d$ H; Q# `2 B8 G/ S. n
5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；# w* V \- j# Z9 g$ \6 \! K
. J5 C) x" x# c7 ]$ R7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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. T; O( m) z: z7 F2 {* |8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范. ^! U/ k) {, R1 {
6 ^# A* q. X: J5 `# y
（一）会议服务的基本内容会前准备工作# D! ]! ?& ~! u
# j0 K( T$ C. I( {1、设立会议承办部门和服务机构
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% c1 O7 ^( U2 \+ {9 c2、协助领导确定会议目标和议题2 b2 z$ G! R' E: t
6 m' `' ]& M# q, A& H S0 c（1）确定会议目标
7 ?3 k; x, N" R. g, B2 o
5 z z2 |9 C9 x（2）拟订会议议题) L1 C' V! g+ z3 h# z
: L6 D6 a6 A+ E4 M" c, S
3、拟订会议财务预算和会议方案
5 m/ d" v! l, }
% L# E, i- @7 @1 L2 c（1）拟订会议财务预算( B7 T+ T; Q) F. w
. Y$ ~; ^: q$ _, {9 V. o2 ^
（2）拟定办会方案- I7 p9 x! T3 o6 H2 g
2 f& h/ l. ~( E$ c7 t4 S（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序0 A5 x7 h8 |( D/ h7 [
6 u2 X- h @1 ~! ~- x: V q5、分工撰写会议文件2 {9 X* k% ~6 S' a1 R
, I9 Z* T1 h$ p- _6 m; N, L- L; |
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
0 N& P7 R4 {% J4 a. Z7 @! b0 Q' Z: x( U
, a* |9 x# K0 w. u0 G7、会场的布置工作. M+ I' v- c3 G: D4 U
# ~: }+ I( b( [/ N/ B
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。7 l m1 z- S' l* P% y) i+ ?7 U
$ V3 k# a; S4 ^9 R" K. p主讲：姬瑞环
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