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秘书的日常工作有哪些

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陕西老秘 发表于 2012-1-5 08:40:11 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
本帖最后由 陕西老秘 于 2012-1-5 08:40 编辑
# A  n% i" I  s- `6 ^
. B9 x0 A7 m; Z3 B# Q  w一、日常工作的范围   M) [" X2 O$ Z# w. @8 n
  所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作,一般都有固定的模式。对于日常工作,一般不需要上司有专门的指示,秘书可以自行决定或处理。一般秘书的日常工作如下:
, |# y2 Z  v3 j5 p3 k: V  1、办公室的整理:上司办公室和会客室的整理打扫,空调、换气、照明的调整等。 & ]& y' w& I; d; J- m
  2、接待客人和接打电话:为来客登记、带路和传话;给客人端茶送水和送客人出门;接电话并转达电话内容等。
0 C6 {9 \) P, @$ v+ y  3、文书工作:起草公司内外的文件信函;各种文件信函的收集与存档。
+ O$ L' u' U9 M  4、日程管理:日常日程表的管理;会面的预约和登记等。
. ?' U9 ]. V0 J7 W( U/ F/ ^  5、信息管理:收集公司内外的各种信息,并对信息进行整理、汇编和上报。 $ E$ X0 j" v+ S8 [
  6、出差准备:出差期间的日程管理;与相关单位联系和协调;安排交通工具、住宿地点;出差回来后的费用报销、出差总结等。 0 W$ E6 o3 h- J* d( z; j
  7、准备会议:会场的安排;登记工作;制作会议文件资料并发放给会议代表;作会议记录和会议纪要等。
- w5 f; d' z" W5 f$ ?! {  8、照顾上司:给上司沏茶(或冲咖啡);安排午餐;健康管理;安排交通工具等。
3 X$ f1 X2 [# R* C% D+ ?' u  9、档案管理。 : M* d3 u9 D/ i8 S
  10、辅导新秘书的工作。 , A6 y& {1 x+ W2 e# ~) S) N% T0 P. z
  秘书在处理上述日常工作的同时,还需要经常处理一些非常常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情,也可以说是突发事件。发生突发事件时,秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种:上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。
1 s" j; j; }$ m7 l9 v  二、职责范围 % n: H! N+ k$ {
  1、整理办公室 7 s2 S! Y  c# e8 ]% f; m6 H9 A6 l
  秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作,不仅秘书,每一个白领都要整理自己的办公室,但是,作为一种职责,秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义,它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作,即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说,秘书工作是从整理办公室开始,也是以整理办公室结束。 0 @9 ]( C" q9 \
  2、收集信息
) o# |% b: [/ N! x* Y, p. K  秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主管营销的副总,他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作;为了给他的决策提供可靠而又及时的信息,你就要经常与上司负责的这几个部门联系,并通过各种途径收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上来的材料,那这些信息是否准确还比较好判断;如果是从网上或其他途径收集到的,那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说,给上司提供信息一定要及时,但必须慎重。 # v7 y; p$ @( l
  三、发挥主观能动性 : E5 s1 D4 |; ^+ V6 v3 h4 {! K' P
  由于秘书工作的琐碎和繁杂,上司不可能对秘书的每一项工作作出指示,所以,秘书应该充分发挥主观能动性,完成自己职责范围内的工作。但是,这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主,如果判断出是自己能作主的,那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”,是个秘书能力的标志。
5 D; u4 @/ g- G2 c  j  要充分发挥主观能动性,一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清楚自己的工作量,他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上,使自己苦不堪言。因此,作好助手,秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容,知道自己能为上司做哪些杂务,哪些“杂务”不能做。
: L3 d3 H$ F1 p  于雪是某公司财务总监的秘书。每年到二月底,她就发现上司特别忙碌,经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来,通霄达旦地研究问题,而在平常很难出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时,于雪并不知道这是为什么,只是觉得有些特别,所以,她并知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道,作为一家上市公司,公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格,事关重大,所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点,今年于雪不需要上司交代,过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。2 M- f% d/ R7 v2 Z
  四、注意“越位”
8 f: G! m) @4 B" r  秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境,所以,秘书应该有主动积极的精神,尽量为上司多处理一些杂务,减轻上司的负担。但是,这种主动性的分寸不容易把握,许多秘书在工作中积极过了头,有时甚至让上司很被动。经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误:因为上司一向要求这么做,所以这次我也可以这么做,因此,经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的,但未必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作,秘书在做之前一定要请上司确认。另外,在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时,必须向上司请示,不能先斩后奏。 3 T; B& H! M3 D5 J' L
  作为秘书,绝对不能干预上司的决策,超越自己的职责范围,自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为,秘书在工作必须加以注意: 5 _* E) J0 a. s
  1、未经授权,在各部门送上来的报告上签字盖章。
- K" M( P, l9 o# C$ H! y  2、私自代表上司与客人洽谈业务。
& p) q7 U: b' ?- I- l  3、随便接待或回绝没有预约的客人。
; s0 K( c: p) l7 ~* B  4、询问会议内容。 1 A: G4 c; v( K8 g
  5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权,那怕是非常熟悉的客人来访,秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊,也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。 ' W$ w8 k8 |* [' X/ s
  6、随意决定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的时间较多,秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表,重新安排上司的工作日程;要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。 7 C! H: j$ g. U3 p6 e' J8 a0 H- ?
  五、执行指令与服从指令 & Z1 S) R1 B4 M5 b5 S
  1、执行指令 & i' z- `4 Q: f- Y  L5 z# W) ~9 a
  正确而且按时处理好上司交办的工作,这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候,应该注意以下几点:
* F: R- u! b- H' n: m  t% a  a、对于自己的日常工作,不需要都等上司的指示,应该自觉主动地去处理。
* E. H- r, x' Q3 u% ?1 _9 w6 l  b、在同时处理几项工作的时候,要分清轻重缓急,确定需要优先处理的工作。
5 K/ V4 Y' f3 X  c、在处理上司交办的工作时,不能自作主张影响工作结果。 4 j3 W% s  s% X9 P& D+ c4 U- }6 J
  d、完成上司交办的工作之后,要找适当的时机向上司汇报。
1 j- W2 }! I7 R3 C7 `! H0 P; I. c2、记录指令
1 f) X" ?( [* z% ^  对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。由于这种记录只是给自己看,所以记录可灵活简洁一些,如使用些缩写或符号;如果过于专注于写笔记本身,就不能集中精力去听上司的指示。秘书在记录上司的口头指示时,要注意以下几点:
# Z4 m9 i# S- L  a、要准确写出要点。
) N( M# G% A, ]  b、不要照搬口头用语,应高度概括成有文章特点的语句。 9 [, O( S! ~" v4 F5 y: F. [, _3 I
  c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。
4 O/ x# e( H1 c/ b  d、根据需要可做些省略和简化。 % y, ~  R1 p/ g) R8 l# v. s
  2、服从指令 . Z7 C' u9 |9 \; _" [
  上司在对秘书作指示时,有时也会出现失误。即使上司出现失误也不能当面顶撞。如果当面顶撞领导,对于一个职业秘书来说,是一种职业自杀行为,因为秘书作为领导的助手,在任何情况下,都绝对不能干预上司的决策。 0 w- r7 Z# L6 G' o" F3 G1 Q
  为了工作需要,上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。比如,上司的老母亲从外地来探望儿子,但上司又要主持一个重要的会议,他只好让秘书代自己去火车站接母亲。遇到这种事情,有些秘书就会嘟起嘴,显得很不情愿。这种秘书得不到上司的信赖。如果要想让上司信赖你,那你对他交代的每一项工作都要毫无怨言地接受,并做到让他满意。事实上,对于秘书来说,“份外”的工作往往意味着“额外”的机会。
0 X) m  X6 X3 y, F  六、请示与汇报工作 1 i9 w8 g- n3 I# Q1 ~- c
  1、请示的方法 # e& _9 z' [8 w: O/ G) ?% f: y) w
  秘书在接受上司指示时,必须注意力集中,并记住以下几点:
% ~0 M  g7 [. C# f, }4 Y6 X  a、上司叫你时,应尽快答应,并作好记录的准备;按5W1H原则作重点记录。 % w9 `3 D" @1 J/ ?% {
  5W1H原则是:
9 o* M- t) [3 [: n+ h: U  什么时候?(When) " |, ~# r9 D: E/ \7 _
  什么地方?(Where) ! h9 f0 E" k- L) u5 v0 {# F
  是谁?(Who) 9 g; ~" T& {# o6 W; P2 g9 D
  结果是什么?(What)
" c8 H# b' t! E6 a- k" A8 M  为什么?(Why) 2 w! E8 G/ h) z$ T/ P! s% U
  过程如何?(How)
: q% q7 s; h' L6 u6 F9 k  b、如果对上司指示有不清楚的地方,不要急于发问,等上司基本说完了之后再问。
" Q! d2 ]  c  N) G% E* i  \* B# o4 A  c、对于上司指示的要点,特别是一些数字,一定要重复一遍,请上司确认。
9 _, T% C) z2 f. k  d、对于上司的指示,如果秘书了解一些相关的信息,或自己有什么建议和设想,应说出来给上司作参考。
. y, s4 R* v* ~, f  x5 ?  e、如果秘书在接受上司的指示时,发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突,自己无法错开,那就应马上说出来,请上司指示。
6 C5 O) u+ v" m; B( w  秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示,如果事情简单,就另当别论,如果执行起来要花费一定的时间和精力,就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报,上司又从其他的人那里听到了这件事的话,他可能会不高兴。- v+ w( v/ j2 w# V; s2 T
  2、汇报的方法 - M; M3 d" X/ A9 i6 w+ Z4 t
  秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报,或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报,因此,秘书在工作中需要汇报的情况很多。 7 D. w4 S3 A' S3 D" m) H
  在汇报的时候,要记住以下几个基本要点: 8 ~& f' b& ~/ a) L
  a、要向上司汇报什么,自己要事先想好;
0 v1 Q5 u; ^% Q  r5 R& n/ q6 S  b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍,按结论、经过和理由这样的顺序汇报(也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报); + i5 I7 G6 p! k3 j* f- N3 K
  c、向上司报告工作,要选择合适的时机,最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报;如果情况不是紧急,不要打断上司的工作进行专门汇报;
. W; F% h- z9 d+ B' M! v) o" ?  d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报,在这种况下,上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕,因此,即使上司不催促,秘书也应尽快把工作汇报完,等待上司的指示。
3 L1 S. d6 `! ?  e、如果不是很急会误事,一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细,担心上司不明白,只要汇报按上司的指示把工作完成了就行,比如上司让秘书帮助发封信,秘书办完之后,只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。
4 J% X& p3 M' T* U& A  f、汇报比较重要的工作时,要把重点内容写下来交给上司。 : @* P& a& `3 i' i; ?( \
  下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子: 4 y& a( ]; R. u. P7 o
  “关于上海分公司召开营销工作会议的事,我在给您的报告里己简单写明了;作为重点,主要是这么两点,一是我公司的新产品展示会,将在上海和杭州举行;再一点就是商品的电视广告制作,我公司决定由天地广告公司负责,经费问题由他们先提出预算,他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等具体问题,我己在报告中作了说明,请您指示。”
# f' i% R9 V/ ?+ F4 e% k  有很多人有这样一种毛病,在向上司汇报时,喜欢把汇报内容的各种背景扯进来,而且背景又有背景,前300年后500年,以为只有这样上司才能明白自己的意思。其实,你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情,所以,几乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意赅”。怎样才能做到言简意赅呢?其实,只要坚持“5W1H”原则,即可。如果让上司明白了以上几条,汇报也就可以了。假如上司要求你再把事情的来龙去脉说明一下,那你才可以在最后作些补充说明。 - k* r5 P+ M; ?) Q* Y, F" a
  在向上司汇报之前,秘书应把能想到的问题都想到,而且越周到越好,这样在上司问到时能对答如流。给上司汇报时尽量少给上司出问答题,多出选择题。比如,上司在与客户谈判时,另一个客户来电话,要求更改合同条款,并尽快给予答复。改还是不改,如果改,那又怎么改,当你把这个问题汇报给上司时,就不能让上司做回答题“我怎样答复对方”这样只会让上司为难;如果你让上司做选择题“合同改还是不改”,那上司很容易回答“改”或者“不者”;由于事情来得很突然,上司也可能犹豫不决,他有可能会来征询你的看法。2 w5 L4 @1 Q5 h1 e
标签:工作秘书
 
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