 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 3 o. ~9 P3 [7 S: g r+ V l
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
5 X' N) Z- q- G0 D一、分步安排，按序进行
) t: f4 {$ R/ m0 C3 h0 s" d 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 , l3 E4 G% B. w1 v9 j/ ]0 V0 U
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
) M5 c/ T s* W) e( N 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
" L9 Y) S( F; D* t$ Q2 z 口头汇报提纲（可根据需要增删）
* f2 s$ K |4 g6 U H 一、情况分析
5 H3 P$ W- G0 p ]+ P% X5 ^9 M ㈠听众 , d ?: Y8 G. ?+ c3 L: A8 m n0 P6 l4 T
⒈人数？ 5 |- Z2 `) E. r" M
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 7 f- U2 E. u2 O+ m
㈡目的与种类 1 L" k) b% F) C& R4 O; K
⒈通报情况？
3 i" I+ Y! V- z# a" G- d( [, c ⒉形成决定？
; A5 M/ \% t s# Y! m ⒊审查重要细节？
, g! u. c4 Q/ ?4 v- @ l* Q. ~ {! l ⒋协调统一行动？
( s( @7 M8 k( e. P3 I( P ㈢主题 , Z9 A0 b2 E# r' O1 J9 P) `% Z
⒈具体题目是什么？ , H6 D7 g2 V: W6 l+ R
⒉涉及多大范围？
" P0 L1 Y% w8 _! `5 Q) N ⒊拟用多长时间？ $ }. b6 [# a) |0 L
㈣设备 / Y& f& y; V; j! |0 w$ O! N
⒈汇报在何处举行？ - i. H+ P V3 L
⒉需要作什么安排？ 0 G; `; k5 U( n; m, r" _" x* b3 `
⒊视听辅助器材有哪些？
$ `) [! b9 H& z. p ⒋有何不足之处？
' u n7 l' [; I. D5 ^ ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ 4 }( Z0 F+ F" p$ V
二、写出初稿 ( q0 U' d6 [7 O- z2 Y- w+ {
㈠搜集材料 " _' k7 P3 P4 d2 ^% F
⒈认真研究。
) s# _- G+ w$ n; o ⒉熟悉主题。
' _* I9 e; K6 ?1 \4 A1 |8 p ⒊搜集权威性意见和事实。
" Z; b' x h- y9 s ㈡草拟初稿 | 
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