 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
1 g, m/ S0 |( ~ 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行
0 i& K! x! t7 k& V# Q 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
+ |, o, C4 s0 d0 E4 f口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
. m: Q9 P$ i/ _/ V& g0 r9 l9 K 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
6 |) x, ~6 l& q: p* b 口头汇报提纲（可根据需要增删）
9 L" j/ e8 O; L+ X 一、情况分析 , t3 {9 Z7 u V, C5 f6 R; |- R
㈠听众 6 O1 W3 B6 ]2 g# X0 v1 ^
⒈人数？
7 z. Y! P; v: B- K ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 7 [7 x0 z* G0 u* b
㈡目的与种类 8 M# L& B0 o7 z6 m
⒈通报情况？
- t" S/ P( R# Z ⒉形成决定？ $ T9 i) i: y, W4 y5 {: k9 F8 G( \
⒊审查重要细节？
' k. j2 L- y# c3 z% ] ⒋协调统一行动？
) i! D) f2 I& e5 C4 r+ [4 R* k0 o ㈢主题
/ I, F3 ~5 O2 a/ q8 v) ` ⒈具体题目是什么？
0 [/ B( d% ?) }" T9 T ⒉涉及多大范围？ ) B) s+ o8 ^3 x2 M. C
⒊拟用多长时间？ $ } n" ?% ?. D7 l3 y; y$ ]
㈣设备 , L) m, b9 g% V5 I6 W: V* c
⒈汇报在何处举行？ ; B- c. l3 x- V$ r4 V9 ^
⒉需要作什么安排？
. y8 p+ V! s) W& { ⒊视听辅助器材有哪些？ 4 X( j! u, [9 E$ S% T& a
⒋有何不足之处？ 8 W. j, y2 `7 B" ^& v/ q# @
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
3 Z+ U' f5 b; x4 h- U 二、写出初稿 ( j2 F; h# s( s$ Z
㈠搜集材料
6 p% b$ n. \3 C. N7 ?' {# P! z/ n ⒈认真研究。 4 k# _0 f8 r% X, Q1 L, x4 }/ Z: P
⒉熟悉主题。 ! l" `1 A" o1 i$ l6 O) i
⒊搜集权威性意见和事实。
+ v; F0 ]' `4 @1 L ㈡草拟初稿 | 
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