老秘教你如何成长为优秀秘书：第五讲 访客接待与拜访礼仪

  ' B& r. x$ l8 z' z

访客接待礼仪

, ~( N( V) w2 y- |, n. }% q

 

5 x5 T, l! d6 G/ d2 b/ \

如何接待访客

5 w4 }# O) v( a8 V- g% D2 `

接待访客是秘书几乎每天都要做的，一位优秀的秘书要能够让客户在受到接待的过程中认同公司，也认同自己。怎样才能达到这个境界？这就需要在实际生活中去学习、去实践。

 

1．保持亲切灿烂的笑容

微笑是全世界的共同语言，正所谓“伸手不打笑脸人”，一副亲切灿烂的笑容能够让人不由自主的产生好感，愿意与你亲近。

& c: Y% m3 h3 b$ r! \

有一句谚语说得好：“假如你需要快乐，必须学会先使别人快乐。”笑容可以拉近彼此的距离，甚至消除彼此的对立和敌意。秘书在接待过程中首先要学会微笑，以微笑来迎接客人，用微笑给客人留下美好的第一印象。

8 ?0 h1 D9 j4 R1 Q3 L

笑容是可以训练的，我们可以对着镜子观察自己的笑容，努力使自己的笑容热情真诚，而不能皮笑肉不笑或者自以为是的傻笑。只要努力训练，就一定能保持最美的笑容。

# A' w+ O, U7 c8 l1 Z/ H2 O& I) Z/ x+ S. K

 

2．温馨得体的招呼语

打招呼也是需要技巧的，客人来访时，如果对客人说：“欢迎光临！”会显得过于单调，日常生活中可以使用“您早”、“您好”、“上午好”、“下午好”等等。

( E- p* K9 `+ ]2 m1 ?- ^

 

3．运用视线功能

所谓的视线功能是指要与客户保持相等的高度，比如当客户进来时，你是坐着的，这时你应该马上站起来表示欢迎，如果继续坐着，会显得很没礼貌。

有的时候，客人的身高比秘书矮，这种情况下秘书不要为了与客人保持相等高度，就低下身子与客户说话，因为这种做法不但不能表示尊敬，反而会伤害客人的自尊心，正确的做法是后退两步，与客人拉开一定距离，这样视线自然会拉平。

* G; _, A2 O# [+ o

 

【自检】

小李是公司的秘书，下面是她在工作中遇到的问题，您认为小李应该怎样做？

（1）一个穿着很简朴的客人来访，看起来似乎比较穷困，这时小李应该：

ａ．热情地说声：“您好！”然后问他有什么事。

" z& f+ d, u9 f

ｂ．懒得搭理他，等他自己说出来访的目的。

2 P! J0 q' d* p* n7 r

（2）一位客人的个子很矮，小李为了不使两人之间高度相差太多，造成客人尴尬，小李应该：

$ ^0 T& s. b/ Z( \8 K

ａ．弯腰，低下身子，然后再与客人说话。

ｂ．后退两步，使得两人的视线齐平，然后再与客人说话。

2 K7 G$ i3 A P* J" Q+ K9 F

见参考答案5－1

 

* Q$ l0 m! \ |: f2 u9 g# O" J

如何引导访客

9 v. z- s( H: }% `; [* e. o

 

5 k0 G7 Z: `* F; V, l1 I* V

1．用手势引导客人

当秘书了解了客人来访的目的和要见的人之后，如果需要，还应把客人引导到目的地，这时一般要用手势示意客人跟随自己。

引导客人要用优雅的手势，首先手心要朝天，手心下压是命令式的，手不要过于僵硬，有的人五指并拢，让人一看就觉得他的内心很紧张，所以手要自然的往前伸，最好不要往旁边伸，以避免不小心碰到别的人或物。

 

3 w, r+ ^# K: _, @5 F

2．引导过程中的礼仪

在引导客人前进的过程中，要注意以下事项：

, c$ r( s9 P4 h) j

?确定客户的位置

在行进过程中应该让客户走在中间，自己走在旁边，一来为了表示尊重，二来避免别的人碰到客人。秘书与客人之间大概保持一个手臂的距离，这样双方既可以彼此清楚地听见对方的讲话，又可避免两人因距离过近而带来的紧张和尴尬。

; e6 ^8 H' F. s0 D, \4 s

?适应客人的步伐速度

秘书要使自己的步伐速度与客人保持一致，在行进的过程中，应随时注意客人的需要，在每次拐弯时，都要提前告诉客人，如果秘书走在前面，每走一段距离，都要停下来确认客人是否跟上。国土资源文秘网收集 www.guotuzy.cn

5 y; {) ?3 X' [+ V

?上下楼梯的注意事项

' m+ v8 N; ?/ V1 H1 J

上楼梯的时候，如果女秘书穿的是短裙，就不要先上楼，以免出现尴尬，这时可以请客人走在前面，自己走在后面，直到上完楼梯后再赶到前面，继续引导工作。

& z# W H0 g0 \' m) `

下楼梯的时候，要提醒客人小心滑倒，虽然可能性很小，依然要防患于未然，因为客人一旦摔倒，将会给自己和公司带来很大的麻烦。

/ v ?/ {3 H. X% [6 w) i6 `

?穿越障碍物

: t0 S4 G0 ]1 `

在前进的过程中，如果有障碍物，秘书应该及时或提前提醒客人，比如前面有一个门槛，如果客人一时没有注意，也许会绊一下，甚至会摔一跤，就会造成比较尴尬的局面，所以进行沿途的提醒是必要的。国土资源文秘网收集 www.guotuzy.cn

到达目的地之后，秘书应主动帮客人开门，但是一定要注意，应等客人完全进去后，再松手放开门，否则门会弹回去打到客人。向外推的门更要注意，开门时动作要轻，因为我们不知道门后是否有人站在那里。

& M( o* e' J( k" i s# R+ k

 

+ R7 b$ K* R3 Y ^! _1 s

3．搭乘电梯的礼仪

6 }) `5 U4 B4 E/ @7 b5 w \+ ?. A, P

搭乘电梯的时候，一般要让客人先上或先下，如果电梯里没有人，秘书则应先进去控制开关，然后做一个请的动作。在电梯里，秘书最好与门保持45度角，这样就不会与客人面对面，从而引起不自在，也不会背部朝着客人，显得不礼貌。

6 o- s/ W& Y# G" I$ V* G' k

电梯里如果没有其他人，秘书可以主动与客人聊聊天，这样既可以增加彼此的了解，又可以避免电梯里太过于安静，让人觉得不舒服。

 

会见过程中的礼仪

 

1．长幼有序的介绍

在作介绍的时候，一般要遵守年龄长幼、职位高低的规则，具体地说，就是要以客为尊，先将自己的同仁介绍给客户认识；先将同辈份的男士介绍给女士认识；先将晚辈女性介绍给长辈男士；先将晚辈介绍给长辈；先将职位低的介绍给职位高的；先将个人介绍给团体。

* O, T& p c4 N# L2 `1 l

 

% U& k. z/ X$ m# T

【举例】

7 f+ j8 o+ ?; r+ P5 y

某公司王经理到一个公司进行拜访，公司的秘书小周首先要把公司的人员介绍给王经理，所以她应该先说：“王经理，给您介绍一下，这位是我们公司的陈某某。”然后再说：“陈某某，这位是某某公司的王经理。”

) \9 O. Y7 L0 H8 A0 ~4 e

国土资源文秘网收集 www.guotuzy.cn

7 B* k3 s. R) D t: @! I6 M. K

2．合体的握手

介绍完之后双方一般要握手，通过握手可以架起友谊的桥梁。握手也要讲究礼仪，比如主动握手的次序、握手的力度和时间等等。

 

3．恰到好处的收递名片

5 l, l& E/ b" s% v* U T. v/ c q

握手之后大部分的人都会进行名片的收递。收递名片的礼仪有：

3 W9 [; a1 F) C, O8 f

?用正确的姿势拿名片

. `" c9 Z( B0 E4 K: F$ Z' }

拿名片的时候，一般应该用大拇指压在名片的上沿，左右各一根手指，顶住名片的边缘，然后用剩下的左右各三根手指捧着名片，双手递给对方，而且要将名片向着对方，呈15度角的倾斜角度，这样便于对方看清楚名片的内容。

?接稳别人的名片

* |$ ~0 e" B, S; |* u" M

在交换名片的过程中，非常忌讳把对方的名片掉落在地，因为名片是一个人的身份象征，一定要稳妥地接过名片，拿到名片后不要在手心把玩，而是慎重地收藏好。

; [1 q. H d0 X- Y: q; t

?熟悉名片内容

接过名片之后，要认真地看名片上的内容，熟悉对方的姓名、工作单位、职务、联系方法等，而且立即用对方的头衔来称呼他。如果拿过名片，只是随便瞟一眼，甚至看都不看就扔进抽屉里，不仅是对别人的不尊重，而且也浪费了人力资源。

. E* J w. m2 n7 E

?把名片放在固定的地方

! c& I% }5 j$ A& R2 ?

秘书应随身准备一个名片夹，每次接到名片之后，都应把名片保存在名片夹里，以便于随时找到所需名片。有的人习惯顺手把名片放在口袋里，结果需要的时候，却翻出来一张皱巴巴的名片。作为秘书，应该比别人更注意细节。

1 x) J6 ? r+ k e* d% W" [/ A1 G1 n

 

4．奉茶的礼仪

* Y! F6 A3 ^1 C5 h' G+ f& f3 M1 G( s

在交换过名片之后，开始交谈之前，奉上一杯茶水是必要的礼节，怎样奉茶才符合礼仪要求呢？

, y% B- S) F) `3 O, w/ z" ~

 

【举例】

8 M8 R1 [+ P- n( {/ f1 j

小林是一位细心的秘书，每当有客人来访的时候，冬天她会给客人奉上一杯热腾腾的香茶，让客人喝在嘴里，暖在心里；而在夏天，她会给客人端上一杯冰茶，帮助客人消除酷暑的炎热，所以来访的客人对小林的印象都很好。

 

5．谦恭有礼的送客

2 q; G7 F" W" ?% ~% r

当访谈结束，客人要离开的时候，秘书要有礼貌的送客。因为客人是秘书引导进来的，所以有责任把他们再送出去，这时候，如果上司也站起来，表示要送客，秘书应该走在上司的后方一点，不要抢上司的光彩，如果上司觉得这个客人可以由秘书代劳送，那么秘书就要负责送好客人。

秘书送客的时候，根据具体情况有三种程度：

$ o" g! R; q; [+ @, q- k' r! j2 y

?把客人送到电梯口，等电梯即将关上时，行礼道再见；

?把客人送到大门口，目送客人离开后才返回工作岗位；

V7 d, v4 ~7 o8 S4 P; {

?把客人送上汽车或其他的交通工具，对他们的光临表示感谢，欢迎他们以后再来。

0 E0 q/ X; F5 M8 K/ e9 r9 v

 

【自检】

秘书小周在会谈的过程中，有下面的一些动作，请判断她的行为是否正确。

1．小周在与客人握手的时候，同时和其他的同事交谈。（       ）

( E0 Q& U i+ T5 \+ F3 p

2．小周首先把上司介绍给客人，再把客人介绍给上司。（       ）

: L! H+ N5 E/ k: t2 `6 P

3．客人把名片递给小周，小周一不小心没接住，掉在地上了。（     ）

I- u, P. Q- Q3 p

4．小周在把咖啡端给客人的同时，也把汤匙、糖包放置在杯碟上。（      ）

: z8 R2 @* H- [' u" M4 T' `7 }6 v

5．客人访谈结束后，小周把客人送到大门口，目送客人离开后才返回工作岗位。（        ）

4 M; Z" R2 n1 ?. D0 G

见参考答案5－2

! |7 k) n: ?- c

 

拜访的礼仪

$ n/ a9 q' L, k, A* p. Z) z' T

 

1．拜访的基本礼仪

. b [+ H7 E# W# @

正所谓礼尚往来，要去拜访客户时，在受到对方礼遇的同时，自己也应该遵守基本的礼仪。

?事先约定拜访时间

贸然的前去拜访有时是一件非常失礼的事，所以作为秘书，不管是自己前去拜访，还是上司亲自去拜访，都要提前与对方约好时间。

+ W) h& Y! K/ r+ M2 b( o

' C2 ]+ S6 T3 v% y: n

?事先准备好资料

- l9 P5 O# ~0 u# h3 i

为了提高拜访的效率，秘书一定要做好事前准备，其中重要的一条就是准备好材料，这样在拜访的过程中就可以及时拿出需要的材料，在谈判的时候，准备充分的材料甚至是一道厉害的杀手锏。

?注意仪容形象的修饰

秘书平时就代表着公司的形象，在出访的时候更是如此，基本要求是整洁、大方、专业化，并且精神抖擞。

?遵守时间观念

首先，要在约定的时间准时到访，秘书有责任提醒上司已经安排的拜访时间，以免上司因事务繁忙忘记或者拖延时间，而让对方久候。其次，在拜访的过程中，秘书也要把握好时间，最好不要把时间拖得太长，以免耽误他人和自己的时间。

?运用谈话技巧

1 p% i& M( {2 B

在与拜访对象见面的时候，秘书应主动地递上自己的名片，如果上司一同去了，则首先要为上司和拜访对象进行介绍。在拜访的整个过程中，秘书都要注意运用谈话的技巧，因为很多时候同样的意思用不同的方式表达会取得截然相反的效果。

+ o+ a- O! ? }, M! t U

 

2．商务车次安排

9 z' G6 H; L, S+ X7 Y, c! D9 W

在日常工作与生活中，我们经常要乘坐汽车，车上的座次如何安排也是有讲究的。

?司机开车的坐次安排

. ~& h. k& c# ^: ?" H1 E! {

如果有司机开车，主管应坐在驾驶座的右后方，其次是左后方，年龄辈分最低的应该坐在驾驶座的旁边，这样便于下来帮忙开车门、关车门。

?老板开车的坐次安排

( B5 E2 q+ g7 S3 N

如果老板亲自开车，那么秘书必须坐在老板的旁边，而不能大咧咧地坐在后面，把老板当司机。

. ~* T# X4 F" a% S. n2 Z

?小巴的主宾安排

1 m, r+ ]3 _) g" J: r

一般小巴是三排九人座，中间那排靠近门的座位最方便上下起落，这个位置是主宾的位置，然后依次是中间排的其他座位和后面的一排，前面一排因为比较高，不适合让主管、年龄大的、行动不便的人来坐，而应该让年龄辈分比较低的人来坐。

- |/ j0 p0 v! w2 H. D t

?其他车的座位安排

吉普车的驾驶座的旁边是主位，应该由主管乘坐，后面则由年龄辈分比较低的坐。而游览车的安排又不同，我国以右为尊，一般右边的景象风光最漂亮，所以要让上级和前辈们坐在右边，中间的走道最好不要给德高望重或年龄较大的长辈坐。

?夫妻同坐的位置安排

* ?" C: o- j1 u% {$ C# j

如果是夫妻一同坐车，不同的国家有不同的讲究，欧美人讲求社交，所以夫妻分开坐，男主人开车，主宾坐在男主人的旁边，而中国人讲求边际关系，一般是先生开车，太太就坐在旁边，所以秘书要根据接待对象来安排位置。

 

# w7 _" T/ c, z( f

【本讲小结】

, L7 d3 w: V9 y1 S" z% O: y+ k: V% c

本讲介绍了访客接待与拜访礼仪。首先，讲解了 

( I8 D7 A8 O! I0 `; V% h2 v3 }2 y

1 A2 ~# d$ K' R

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

谢谢

[em17]

学习

学习了,确实不错大大大大大大大大大大大大

谢谢，很实用。平时对照运用到实际工作中去。
. v: E  g4 q8 ~- X8 O如果做不好，不单单是影响到自身的形象，更重要的是影响到一个单位的形象，乃至一个地方的形象。

学习看看，希望能成长为优秀的秘书