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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

0 X( j9 K8 E/ U+ S

 

: B# I7 p# P* T6 ?/ r6 O; |* l& I

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

7 ^; c: W3 R. O8 A

: a* X$ ^, J2 N. A+ e, M" v9 N

 

6 V' A7 n! M* @( k4 U# G4 j$ G6 ~

1.树立男女平等的意识

3 G3 a Y9 T/ k% g. m2 ?6 A

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

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2 b( z" [5 {/ R7 \

2.规范礼貌的称呼

6 G1 Z. m5 ~# z0 N! G0 ]. Y

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

5 J+ |3 \* u* w5 [$ w. G% S

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

1 q+ ^' ^8 F8 h

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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1 G% x! m' d7 C/ y" [" D+ t

3.言行谨慎

6 a, w; z( V, B6 X& p" H

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

$ ~; P- t' g: _- ^* J @9 E

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

0 I, M; L5 a- h3 \

 

/ a6 Y, B* {: U- n

【举例】

' u S+ C+ s a' K

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

6 c g6 X3 A$ P6 I+ o3 W' w

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

( L; L$ M9 D; O- y

% l+ [( |& }+ A1 j; P

 

# o& d3 z' ?' L6 D I$ u6 {: @

4.工作积极主动

1 k% d1 U0 O3 W K% W7 x$ s

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

! _6 a \- ?# E) e) y4 d

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

" p# a7 ]2 b' o) ^. I4 L

 

, p3 F; T; q% L8 o+ I: z

【举例】

4 O1 [. ?0 m. S* Q2 Y

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

1 Z2 R4 Y+ C# M7 A6 {/ D

 

1 I6 z6 H- M" g( C0 v7 m# ?8 }

5.遵守公众礼仪

3 C7 ~& q5 R: N

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

9 Q& n3 o3 o$ R+ h- Q) G- \

 

7 J# c& l% v5 O% n: M% U

6.慎重对待办公室恋情

. N! x$ L$ g* E8 L9 ~: F

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

$ s1 O1 Q! n% {' t& Y, ?+ L

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

m' U, z* G1 Z. a2 R1 n

 

. d: y/ G: L6 I* m# H

【自检】

/ K) k, c( k. B8 P

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

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(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

% m. x8 C" s% L1 w" w; l

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

! `. p0 A: u5 ?

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

# q4 V% e3 M2 P" M' s- f

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

* _6 g% Z* k8 f' B( N2 }; i

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

% m" { H7 {% Y. E4 ^

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

6 ^/ C# z5 T6 ?

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

7 j1 ~0 z" H6 p: q. K }: s* M. E: j

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

1 ]5 O: H A+ t" Z: d9 J3 P

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

% _8 N9 k$ F* g5 p

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' O; Y2 o0 f3 ~( Y% q/ a

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( G1 q! M9 _3 G% f% K

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" f# O1 G( G2 {' _

 

! {1 v# U- N" Y: D$ a" }2 u! v

要有敬业精神

. F ]( e8 {6 t

 

# W7 a7 I/ ?1 J* B& d+ g: |3 P

1.端正工作态度

" v% H/ C% [, i2 n4 i$ c

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

7 @; Z: V8 ~5 \# A# i. e

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

3 O$ b0 n M1 M3 g+ y) g

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

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5 Q. ~5 a6 Y! W6 v' h

 

" C# N* l! g, j- G; U

2.树立专业形象

3 M1 h* A5 v, s" B

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

$ S! ]( U" N3 G; I+ t; c

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


3 ^6 k7 v3 ^3 l2 t

 

+ X8 X0 `# i, H) S# \3 x5 B

指令的接受与汇报

# Z5 d* D: ~/ O( S: y

 

+ G+ A6 ~; {4 @, j5 h! `7 q

指令的接受

& B; o$ r) R: I. S( l: A$ c) l1 r

 

. R! v0 L% `- d1 A" A

1.接受直接上司的指令

/ c- I$ V) V( q$ k: E4 y3 z

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

' n* B1 P1 V# a8 E1 i

?清晰地响应,并即刻前往

, ]0 z8 R; w5 P; E* I& d

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

( p, e& Q9 r4 f7 O

?向主管询问应办事项

0 }, y H$ E8 D0 ^) X3 n

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

6 x6 j* I, k# a# s& W

?逐条记录应办事项

# D# p# L/ A8 N b* o9 V7 V g

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

: [8 G9 x. `6 N. D# q+ Y

 

$ t% d, [6 l1 e+ X. A8 M- x

【举例】

# e+ ], d" K1 R

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

0 y6 n4 s( @1 o- S/ g

 

. n8 ` e# ]9 T4 D m- X

表2-1    在接受指令时的注意事项

* i/ j+ u: A$ G: Y
2 ^! v0 O7 ~* ]) r8 N% d . r' Z, j" H9 i+ ?7 h9 X( O, c' N1 |3 U2 D8 O$ E- h( B: G: B) i' t `3 f; C: `# K7 z$ ]8 ?$ |/ ]2 P" W. O* ~! g0 U/ o+ Z3 ^) R. Y4 q0 j$ {" ^. [, O- }, B2 C. B# m5 _! Z( S6 V6 ?* H: l( t L% ^' r c9 b* g( n/ A8 D6 `4 j7 b" @; g: w( F4 I1 P( E6 z8 I# r/ ^) r, K( b* b" V6 ^8 _ ]1 ?! n( R* L7 R+ B7 ^; E2 I; |: Z2 D( J: u" y$ b) ?6 I6 [. e8 a8 |6 R7 r4 I; C3 H# p- O$ x/ b# w: d4 e; g/ {* u, m; O! s+ E; m. q8 _: x; M! v: \+ c
+ Z9 V) M/ u% L9 o( B

1

$ R8 T/ S' x2 r! B

准备纸笔,方便记录重点

1 h4 I7 R: u! Q* V6 g f3 w

2

/ Y" { f+ C1 E4 f8 i8 V

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

$ d6 l! E1 T) m( i1 n( e7 u; ]- V! w

3

( S3 b+ j! B9 a( O( Z) e. t0 K4 X

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

' H; _5 S" Y1 n! z) ]$ ^/ C

4

$ L5 o: G$ P1 o- g0 }6 I( A, T

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

4 e( Y& M/ P2 G# [3 o" g4 z* K

5

9 t1 l; a }0 J$ `4 h( c

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

* X* k* z4 e) K1 @, i6 ?: q. h

6

" V: r* Y. X' j4 ]% z

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

- Q9 h6 A( N8 W1 ?1 {6 u |9 B

 

) R' D; B: X. P8 c

2.接受其他部门主管的指令

g" _4 [/ h, ], e

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

( F% z$ m$ S! ^% C0 H

 

# u) _' R4 r, G4 P, }2 C! k6 G

【自检】

, m' B3 m- l. ^* Z- G

分析下面的案例,回答问题。

' ?6 r) J5 C; ]5 w& }# {

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

# y( R7 B7 q; ^1 z5 G

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

. k1 o* s A1 f& X2 E. _

@___________________________________________________________

7 w; r6 }- g. N: o% n3 }! l/ F& s

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5 O( H1 D+ m% S8 r

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, t$ \+ } _4 o! k0 f6 U# A

 

4 ~+ g) b9 _0 J

 

6 P, w5 r2 J2 M) x# ~/ Q4 N

指令的汇报

4 w/ J3 C5 |; L Y o

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

. y$ c' h# h/ Q9 f3 {! s5 u6 O

?汇报的时间

3 p0 `8 y% O; s2 H

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

2 ]3 m+ e3 m: e4 I; Z& F# H) e8 @

?汇报的方式

! g. K M2 ^/ Q4 m

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

9 D: K, c# G% M% \9 I0 `% H

 

) S4 E; I& E0 ]5 c: T+ m

表2-2    汇报工作时的注意事项

" D( Z/ M6 ~: D+ Z
5 D7 a* ]3 z5 j' h : c1 L$ r8 e# t7 J3 A5 Y5 Q8 h4 K+ l5 s2 [) }; Z8 \# o9 j) c+ E# p/ s# C& f3 V" d' \- o. P. Q9 N5 \* P3 A1 z2 K9 g) E, o7 Q: C% _; j) z3 Y5 Z% h; C+ E5 Y# L1 m. m, }. y4 h) j. J5 n2 s7 ^4 A5 q, r5 g9 P% B9 B7 I; E2 ]6 v9 C* t# s4 A: t6 c. V2 f/ i1 b0 q. t9 m, ], u# v! A6 p+ `3 d* j) p( w9 M$ X* a' u: s8 I# N! d) A5 A: ^# `6 O$ u" |) f$ E7 y7 R( @# {. Z1 L- ?0 m/ A; q3 x+ p: B1 _! r" v" d* e4 ]+ V% p1 i6 v+ X! Q3 r+ a6 Z7 @% X( E, J$ c* B: A0 N. m% c3 U0 u0 {" y/ g% u; w' {2 Z6 e. |4 e
8 n, F0 @8 f: M1 e7 ?! v, `; ?

1

$ }6 s a( v h4 y

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

# s1 n+ q" F2 N" B" h

2

% p( |# W- r! d( ]

报告的三大重点:简单、明了、具体

: v- m" V' u3 u# o: g5 }) X

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! a* |0 }' i7 @* N

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

" w; B- P: T& ]; d

4

4 n, E8 p0 M. `0 b

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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7 L+ d' S Z/ T7 W; T( R& c% H

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

2 R( w9 e+ u: S j% a

6

2 g n$ u" `) O8 S3 M7 s6 C

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

2 J+ ~; v9 a. _

7

9 ^+ k1 J( U! t0 I9 w, b2 s) d

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

; J& V" `" b( Z# z, `( @3 z

 

% f5 ^! {( ?* T" |4 F l: h

【举例】

& H# v; |7 g5 _) a0 K

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

+ O5 N! G3 x2 Z' I& o: p

 

) y6 k. j1 x+ v' L; {& x4 v

【本讲小结】

# ]" Z$ X# Y( m! U5 M$ V, @

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
. `1 D7 w+ ?; j3 _/ n+ R
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

+ a/ m9 f. j. n

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

1 [6 _( n9 [/ q

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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