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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
. l& H4 h: q4 k' `4 L 做会议记录，写着写着笔没水了；
; m7 @. \6 X% H3 n' `1 E5 m" \ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
5 Q% n' ?0 E. S# V; u 用胶水时，找不到刷子； 4 [9 z3 T% i' B
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
$ n% a7 j# Y. l: c4 |) [' C 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
7 {2 [1 G' n7 S7 D) I' x3 J 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! s% P# P ~( b7 Z& q6 _
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
0 Y" _7 c7 W2 N1 r6 Q6 U 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % B3 Y4 @/ J4 e/ o8 n1 f
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
% p' W3 P$ @4 k5 F8 b5 R$ t! J 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- h6 W9 m$ a" W3 K) r5 n: m/ w# W5 ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 N( @* k$ _+ b2 L# ~ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 t8 ?: q9 l0 u6 Y! J
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 . C8 b; V" ?$ j4 X5 I" |+ D- B
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ?; A3 q' F! X# K( U' P
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( p: U# n9 V [% B
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
9 v' w2 U1 l8 R& M2 ^* m- h 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
8 Y: M. j& ^7 z 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
( [( R# ~* L# L7 {" z 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
& V X; p. V3 J 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 / J. J* }! q: c: C7 @
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 d, I$ Y3 K4 y 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % b4 s; _& G5 v( Q7 w ^) J2 G
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
: o& h, f( r% I' k5 d7 y. A) d 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
4 ~" e2 t; A# `+ u/ d! o p4 [ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 # y2 v3 x1 y: ~7 t+ Y8 ^
9、与本职工作有关的表格。
3 Z1 \. H- \ y 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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提升卡
置顶卡
沉默卡
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变色卡
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