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9 h+ S% y3 d. ^$ | H 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：4 j8 T C( V- S z, ?. F, J
做会议记录，写着写着笔没水了； 5 [+ r% U' h; z% E' C
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ) K' C+ V. j- T
用胶水时，找不到刷子； 5 x/ V5 Q! _" t. D& W5 t
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
9 q3 Z# X4 p2 |# s& q* \/ Z 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
9 C0 I/ t8 Z! Z. h- D2 s- d* r# \ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 : z7 {/ h' F V8 a& Y" D- l
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
& X$ W: { U8 a; ]$ F 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 & C1 L3 q5 E2 H I
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 : B+ ]+ t4 i( ~" F5 Q
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 t' G- M* v) `+ P
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 8 L X; M) Y* ?7 i# | R5 l8 b
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ( b9 i. d8 l9 M: h7 O4 f! \7 V
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
$ K) n4 {* y* r+ x F7 p+ k. h7 w 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
* t- J3 F. q/ {! o! m3 k5 v 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 , ?6 Y3 M7 j- U1 v
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
$ g0 e' O; x/ r/ ]) I0 H# E 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： * ~; Y t" J" M5 Q4 G
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
0 c% c, R( M, J3 d& o 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
& O2 b# c" c' S- G/ z* ~ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 , [2 F: d; \8 ?# [! j* f+ [8 T
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 4 b5 x" @& o0 H" r1 N
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 1 N- y- n4 a/ d2 P! \% w* ?6 N+ f
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . [- J6 G$ \! Q5 M6 W
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 [0 y+ P& }) u
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ k. w7 Y4 r" m, S! U' y0 L) g0 ^4 \ 9、与本职工作有关的表格。
6 z0 _3 w1 n1 I 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ; N u, W( i5 v4 O1 j7 c2 t
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