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2 f. g4 Y4 X2 Q 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：6 ]5 K( a, l8 K
做会议记录，写着写着笔没水了；
7 f |1 g) K4 n0 Z4 v$ S 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
, x' k! X- p! _8 e1 ? 用胶水时，找不到刷子；
% U9 E4 M4 g) H9 d* O 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
3 l6 ]0 x: [/ A, H 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 / O, T0 v" n7 ?5 J d; m! Y7 Q
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
d1 ]6 T2 K7 @7 B% f' Q 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 1 q0 Y2 W$ X) {6 b* z6 @0 _
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
9 J' g {' H X5 I 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
8 b7 o8 B* I* E6 i' o$ j- u5 m 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 + t# k+ ]0 S- O9 ]0 M5 O
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
j5 K0 n/ |6 |( f; o7 r 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ' N4 t. l8 M: ^; s' E
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 7 g# E1 c- w6 u) X5 o
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
3 { Z& l$ Z" f8 @* N" F' | 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
' I% t, [, `* Z8 C8 I U U 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 4 F V0 b q6 D: }
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
( r( g) j1 x' c& o% p 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 + p ?- S# } a* d1 W/ m0 u# q
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ M/ M( u: _8 Y# I- T L2 O
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ( Q6 U* r! n. {- Y7 v
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
9 Q! \/ H5 x; Y0 J( p1 [ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
1 g# V$ L/ H( K7 O) J3 U# i 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( k8 \$ a$ H$ {3 ^ m# | 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ `0 e ~1 a& R0 c 9、与本职工作有关的表格。 5 C" G' S& N, `8 { [5 O# u% {
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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