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$ K, P2 d1 v- [2 k' O0 A 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
# d! R2 j7 H( o' F3 v8 ? 做会议记录，写着写着笔没水了；
$ ]; j4 P" s# |; S! t 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； " o j4 c& D$ N6 _: M
用胶水时，找不到刷子； % q7 F9 _& L' i8 H7 `7 m
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； % `" o* f. L9 ]4 d, D8 @% F9 P9 k
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 2 O2 g L. ~' Y Y# [( ]1 ~; q
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
4 ^) f- q' |. P 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 T2 M( c/ y( [+ [7 ?* S
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
1 r6 r/ [9 x: X3 ^5 A" L 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & {' `- {# B% e1 X
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
* o9 ^4 b7 `( Z: y6 ^ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
' [6 K7 o4 b! ]: q6 O9 v, W 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
- `& g: R# {/ h- v+ { 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 \5 m6 O( g7 B1 u- `
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
9 H& w( x+ y1 C+ ^9 ^) ? 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 h/ Q' o9 w3 N8 b
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ) A6 H4 e# n7 T; I8 W
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2 P/ W+ w* r6 T# v 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
! f* j( }3 M( v+ x- S% i9 @3 Y+ ^+ P 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 # W0 n. n) `0 F5 r2 h- r. ~2 S
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
$ b# w- p: P2 {- W- g 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % B4 c" f' I7 ?) n
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ! X2 N. e% k$ `8 H7 ^ O1 a+ V: r0 U
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 0 t* M: s; w" u$ `9 Z& v
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% p) h5 z) Z- ` W6 p- ~ 9、与本职工作有关的表格。 & ~; Q9 }& \- d" X6 Y: y; {
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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