|
H+ \& F/ B: [) Z$ f) T 一.总则
7 K2 j. q* R5 p% j 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 8 j& r7 l! U( A9 v: t; u
本办法适用于全公司各部门。 ) _/ J5 b- j7 z0 Z* \' U3 s
二.对外接待范围
; l0 J( z: ?: x# z: U6 N: t 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
" Y+ e- U4 O K. G- ?: Y% _ 接待的对象分为内宾和外宾。
) q! o! l! q) ]5 p) h 三.对外接待部门 , b& F5 k- T. m
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ' D5 w- \. z, x% e
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
! V9 A2 a' z: ^0 }! s- ?3 z5 E 四.对外接待原则
1 n& j/ s& L* P5 o" i2 L' H 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
. D- ^( s4 Z: e) B/ B 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
! }( }: T5 ~1 x8 G# U3 Y 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
7 \/ g# v J/ D2 y5 L$ I) g 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
0 ?5 V: _# x9 Q 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 1 G6 I- M- D+ d8 W& c+ E1 R
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
\4 [3 y- ]# B! ~. Z/ } 五.接待规格的确定。 : H1 p% i- w9 G+ d; W7 p
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
3 {" i& u; F4 P! k 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
% W3 f+ @+ ?7 @( N4 c' O 六.接待礼仪
# [* T- Q I/ ^ h @- s q8 _ 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 $ M2 j/ J6 z7 P5 o8 E' s8 }7 S0 U
2.接待：主动起迎，问明来意。 # p: ?2 E* T" s4 P! l! ]0 L; [
3.安排交谈地点：
h2 S0 x- s+ A8 H7 L' M8 @" y3 h ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
; Y9 K l$ ^5 ?& p* e ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 9 \ \: c. y1 `) @: L& I- B* @
⑶切忌让客人久候而无人问津。 ! r& O0 S. R* C8 B) D5 b
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
- \; d8 K7 o# u5 g 七.引见。 6 q. e$ A; \$ j' v5 ]) s
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
/ }! o! I% r; w4 y2 ^ 引见顺序； 0 d1 r% p. I, X _6 T5 L9 j! q
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； , g3 u! y! ], _ j5 V
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
! t4 I$ `( A s9 E; }9 l ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
/ ~/ [+ i3 U8 F! y; L: j ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ! O: O6 i p2 d
八.行路。
; _' f" t/ ^# k. W9 g4 u# o. e- f3 g 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 3 z( c2 Q" r& n
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
0 g' s7 D. d& X! f 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 7 L0 D4 V, f/ ~( D8 B* T3 E: N
九.其他。 , A/ g4 @1 Z2 ~+ j+ @9 i" \/ m
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
: B3 i } c/ ]: O# D9 Y 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； * ^- M: d# ?$ {. W6 M
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ) n/ V- \! |6 @; u0 B _" ?. n* s
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 # K7 e8 {. A$ U) Q2 E3 M
㈠接待内宾。
& j3 g; G8 R/ h9 t& b/ ?* D 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
! ~! @4 F; ?) H$ y" I F* v) f 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 2 Y1 m& f5 [1 Y, L9 m: X
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
6 f0 X. S& ^5 a5 j" G" E3 K 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 " x2 y# O9 K' D7 v2 {
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
X; H, `- v) |4 G' s 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 . F2 B! ~3 p* e$ j
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
+ W4 O( M1 o; Q7 p+ y. |# @0 _ m 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
1 H7 }: y1 S4 K. r5 ?' z% W, h ㈡接待来宾。 % ` Y$ p) I8 A/ L3 C+ h# ]
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： . B9 V. V+ p/ ~, z* [
迎送。
, O( p. t/ q# A7 \5 I 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ) q& m2 W1 v0 \$ t- U
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
! d3 P, q; s3 G. x6 i 会见会谈。 + \ j/ @2 z$ E2 _3 H
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
4 u" L0 F0 f% o9 g 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
! i3 d$ S0 T# f 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 5 a2 ]/ S7 J) i# Z9 L0 M* P2 O
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 4 }: L6 d$ H0 r1 ]
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
! z1 Z( L0 w% o; t* \ 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 - E" o7 V: f9 f% O3 l1 o6 T0 H
宴请。
6 B/ E8 V7 I) c' H0 g A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 4 \1 l1 V9 P/ `
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 , i: D5 Y' k: x- y9 p8 Q! N, N
文艺晚会。 - k! ~, f0 b; G3 u, a
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
8 `2 y `6 ~ \9 I( R* w7 e 参观游览。
7 n$ U6 y/ ~0 d. v7 w* c% r 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 2 I) M0 Z" T, t0 i; j: P6 ?# S
接待标准 1 ]/ l- h9 @/ d
⑴用餐标准。
0 I6 }7 r7 q0 x0 _* q; } 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
7 i3 p1 ~5 P. l) h. O5 U8 H; h 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
$ ^4 U @$ P+ {' x9 @) N* K 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
2 g: V4 K: F2 a, i 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ( }/ Q8 c; w/ @ y: W
5、常客 员工标准
) X% r- J) o1 T( T. G, y0 [! w (2)住宿安排。 . v1 l$ u/ k" H* p
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 * f2 t3 q/ O2 }) ^& j
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
5 j/ x, n+ X$ A g1 P 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
% l+ E8 Y4 j5 @; z" q | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
